Quá trình tổ chức thi hành án, có những trường hợp cơ quan thi hành án dân sự nhận được yêu cầu của cơ quan có liên quan (như cơ quan điều tra) về việc phối hợp và yêu cầu cơ quan thi hành án dân sự cung cấp hồ sơ, tài liệu (hồ sơ bản chính) liên quan đến việc tổ chức thi hành án. Vấn đề này cần được xử lý như thế nào để đảm bảo thực hiện theo yêu cầu của cơ quan tiến hành tố tụng nhưng cũng không ảnh hưởng đến việc tổ chức thi hành án là một câu hỏi đang được đặt ra.
Điều 12 Luật Tổ chức cơ quan điều tra hình sự quy định về trách nhiệm của cơ quan, tổ chức và cá nhân trong hoạt động điều tra hình sự. Theo đó:
1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền và nghĩa vụ phát hiện, tố giác, báo tin về tội phạm, vụ việc phạm tội, kiến nghị khởi tố; có trách nhiệm thực hiện yêu cầu, quyết định và tạo điều kiện để Cơ quan điều tra, cơ quan được giao nhiệm vụ tiến hành một số hoạt động điều tra, người có thẩm quyền điều tra hình sự thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn trong hoạt động điều tra hình sự.
2. Cơ quan nhà nước có trách nhiệm thông báo ngay cho Cơ quan điều tra mọi hành vi phạm tội xảy ra trong cơ quan và trong lĩnh vực quản lý của mình; có quyền kiến nghị và gửi tài liệu có liên quan cho Cơ quan điều tra để xem xét khởi tố đối với người có hành vi phạm tội; thực hiện yêu cầu và tạo điều kiện để Cơ quan điều tra, cơ quan được giao nhiệm vụ tiến hành một số hoạt động điều tra, người có thẩm quyền điều tra hình sự thực hiện nhiệm vụ điều tra.
3. Cơ quan điều tra, cơ quan được giao nhiệm vụ tiến hành một số hoạt động điều tra có trách nhiệm tiếp nhận, xem xét, giải quyết tố giác, tin báo về tội phạm, kiến nghị khởi tố; thông báo kết quả giải quyết cho cơ quan, tổ chức, cá nhân đã kiến nghị, tố giác, báo tin về tội phạm và phải áp dụng các biện pháp cần thiết để bảo vệ người đã tố giác tội phạm.
Như vậy, về nguyên tắc, theo quy định tại Điều 12 Luật Tổ chức cơ quan điều tra hình sự thì cơ quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm thực hiện yêu cầu, quyết định và tạo điều kiện để Cơ quan điều tra thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn trong hoạt động điều tra hình sự, do đó, cơ quan thi hành án dân sự phải thực hiện theo các yêu cầu của Cơ quan điều tra liên quan đến việc cung cấp hồ sơ thi hành án, phục vụ công tác điều tra.
Tuy nhiên, theo quy định pháp luật về thi hành án, khi không có hồ sơ thi hành án bản gốc, thì cơ quan thi hành án dân sự không có cơ sở để tổ chức thi hành án nhưng cũng không có căn cứ dừng thi hành án. Các quy định của Luật thi hành án dân sự về hoãn thi hành án, tạm đình chỉ thi hành án, đình chỉ thi hành án đều không có quy định về việc dừng tổ chức thi hành án theo yêu cầu của cơ quan điều tra.
Do quy định của pháp luật chưa có sự đồng bộ, thống nhất nên chúng tôi thấy rằng tùy từng trường hợp cụ thể, các cơ quan thi hành án dân sự cần phải linh hoạt xử lý. Theo đó, trường hợp Cơ quan điều tra chấp nhận hồ sơ sao y thì cơ quan thi hành án dân sự thực hiện việc sao y, đóng dấu và chịu trách nhiệm về tính xác thực của hồ sơ thi hành án đã sao y.
Trường hợp Cơ quan điều tra không chấp nhận hồ sơ sao y thì cơ quan thi hành án dân sự tiến hành giao hồ sơ thi hành án bản gốc cho Cơ quan điều tra, đánh bút lục và lập biên bản về việc giao nhận, trong đó xác định rõ thời hạn Cơ quan điều tra phải gửi lại hồ sơ thi hành án (bản gốc), phù hợp với quy định tại Điều 172 Bộ luật Tố tụng hình sự về thời hạn điều tra. Đồng thời, thông tin rõ về kết quả tổ chức thi hành án, đặc biệt là đối với những việc chưa thi hành xong và vụ việc có khả năng phát sinh đơn thư khiếu nại, tố cáo (trường hợp cần thiết có thể yêu cầu cơ quan điều tra hoàn trả hồ sơ trước thời hạn). Trước khi giao hồ sơ thi hành án (bản gốc), cơ quan thi hành án dân sự cần sao y một bộ hồ sơ, đóng dấu của cơ quan thi hành án dân sự để xử lý trong trường hợp cần thiết.
Theo đó Điều 172 Bộ luật Tố tụng hình sự quy định: 1. Thời hạn điều tra vụ án hình sự không quá 02 tháng đối với tội phạm ít nghiêm trọng, không quá 03 tháng đối với tội phạm nghiêm trọng, không quá 04 tháng đối với tội phạm rất nghiêm trọng và tội phạm đặc biệt nghiêm trọng kể từ khi khởi tố vụ án cho đến khi kết thúc điều tra.
2. Trường hợp cần gia hạn điều tra do tính chất phức tạp của vụ án thì chậm nhất là 10 ngày trước khi hết thời hạn điều tra, Cơ quan điều tra phải có văn bản đề nghị Viện kiểm sát gia hạn điều tra. Việc gia hạn điều tra được quy định như sau:
a) Đối với tội phạm ít nghiêm trọng có thể được gia hạn điều tra một lần không quá 02 tháng;
b) Đối với tội phạm nghiêm trọng có thể được gia hạn điều tra hai lần, lần thứ nhất không quá 03 tháng và lần thứ hai không quá 02 tháng;
c) Đối với tội phạm rất nghiêm trọng có thể được gia hạn điều tra hai lần, mỗi lần không quá 04 tháng;
d) Đối với tội phạm đặc biệt nghiêm trọng có thể được gia hạn điều tra ba lần, mỗi lần không quá 04 tháng.
3. Đối với tội phạm đặc biệt nghiêm trọng mà thời hạn gia hạn điều tra đã hết nhưng do tính chất rất phức tạp của vụ án mà chưa thể kết thúc việc điều tra thì Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao có thể gia hạn thêm một lần không quá 04 tháng.
Đối với tội xâm phạm an ninh quốc gia thì Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao có quyền gia hạn thêm một lần không quá 04 tháng.
4. Trường hợp thay đổi hoặc bổ sung quyết định khởi tố vụ án hình sự, nhập vụ án thì tổng thời hạn điều tra không vượt quá thời hạn quy định tại các khoản 1, 2 và 3 Điều này.
5. Thẩm quyền gia hạn điều tra của Viện kiểm sát:
a) Đối với tội phạm ít nghiêm trọng thì Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện, Viện kiểm sát quân sự khu vực gia hạn điều tra. Trường hợp vụ án do Cơ quan điều tra cấp tỉnh, Cơ quan điều tra cấp quân khu thụ lý điều tra thì Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh, Viện kiểm sát quân sự cấp quân khu gia hạn điều tra;
b) Đối với tội phạm nghiêm trọng thì Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện, Viện kiểm sát quân sự khu vực gia hạn điều tra lần thứ nhất và lần thứ hai. Trường hợp vụ án do Cơ quan điều tra cấp tỉnh, Cơ quan điều tra cấp quân khu thụ lý điều tra thì Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh, Viện kiểm sát quân sự cấp quân khu gia hạn điều tra lần thứ nhất và lần thứ hai;
c) Đối với tội phạm rất nghiêm trọng thì Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện, Viện kiểm sát quân sự khu vực gia hạn điều tra lần thứ nhất; Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh, Viện kiểm sát quân sự cấp quân khu gia hạn điều tra lần thứ hai. Trường hợp vụ án do Cơ quan điều tra cấp tỉnh, Cơ quan điều tra cấp quân khu thụ lý điều tra thì Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh, Viện kiểm sát quân sự cấp quân khu gia hạn điều tra lần thứ nhất và lần thứ hai;
d) Đối với tội phạm đặc biệt nghiêm trọng thì Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh, Viện kiểm sát quân sự cấp quân khu gia hạn điều tra lần thứ nhất và lần thứ hai; Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Viện kiểm sát quân sự trung ương gia hạn điều tra lần thứ ba.
6. Trường hợp vụ án do Cơ quan điều tra Bộ Công an, Cơ quan điều tra Bộ Quốc phòng, Cơ quan điều tra Viện kiểm sát nhân dân tối cao thụ lý điều tra thì việc gia hạn điều tra thuộc thẩm quyền của Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Viện kiểm sát quân sự trung ương.