Công tác quản lý hồ sơ công chức là một trong những nội dung quan trọng của công tác cán bộ. Hồ sơ công chức là tài liệu quan trọng có tính pháp lý phản ánh trung thực về nguồn gốc, quá trình trưởng thành, phẩm chất, năng lực, phong cách, các hoạt động và mối quan hệ gia đình - xã hội của người công chức; là cơ sở giúp cơ quan có thẩm quyền quản lý công chức nghiên cứu, nắm được một cách đầy đủ nhất về bản thân người công chức, cung cấp những thông tin tin cậy để phục vụ cho công tác sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng, đánh giá, quy hoạch, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, biệt phái, thực hiện các chế độ, chính sách, khen thưởng, kỷ luật, v.v… Bên cạnh đó còn là căn cứ để cơ quan quản lý và sử dụng theo dõi, thực hiện chế độ chính sách đối với công chức được đầy đủ và chính xác hơn; làm cơ sở để đánh giá, tuyển chọn, khen thưởng những cán bộ, công chức tận tuỵ, gương mẫu và thực hiện chế độ bảo hiểm xã hội đối với cán bộ, công chức. Thực hiện tốt công tác xây dựng, quản lý hồ sơ công chức là tiền đề quan trọng, phục vụ đắc lực cho yêu cầu quản lý công chức trong tiến trình xây dựng Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa hiện nay.
Xác định được tầm quan trọng của công tác quản lý, khai thác hồ sơ công chức, lãnh đạo Tổng cục Thi hành án dân sự, lãnh đạo Vụ Tổ chức cán bộ Tổng cục Thi hành án dân sự đã quan tâm chỉ đạo nhằm thực hiện tốt công tác này.
1. Một số nguyên tắc cơ bản trong công tác xây dựng và quản lý hồ sơ công chức 
 Xuất phát từ vị trí, vai trò của hồ sơ công chức nêu trên, yêu cầu đặt ra đối với công tác xây dựng và quản lý hồ sơ công chức phải bảo đảm những nguyên tắc cơ bản được quy định tại Điều 4 Quyết định số 1818/QĐ-BTP ngày 28 tháng 8 năm 2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về việc ban hành Quy chế quản lý hồ sơ công chức, viên chức và người lao động của Bộ Tư pháp, cụ thể:
- Bảo đảm sự quản lý thống nhất trong công tác quản lý hồ sơ công chức của Bộ Tư pháp.
 - Cấp nào quản lý công chức thì cấp đó trực tiếp quản lý hồ sơ của người đó. Khi công chức được điều động, luân chuyển thì hồ sơ sẽ chuyển cho cơ quan mới quản lý và theo dõi. Việc chuyển giao hồ sơ phải do cơ quan tiếp nhận cán bộ, công chức trực tiếp thực hiện mà không để cán bộ, công chức tự chuyển hồ sơ của mình, đồng thời phải kiểm tra và lập biên bản bàn giao theo đúng quy định. Trường hợp làm mất hồ sơ công chức được coi là làm mất tài sản của nhà nước.
- Hồ sơ công chức được xây dựng, quản lý, sử dụng, khai thác và bảo quản vĩnh viễn theo chế độ tài liệu mật do Nhà nước quy định, chỉ những người được cơ quan, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức đồng ý bằng văn bản mới được nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ của công chức.
- Công chức có trách nhiệm kê khai đầy đủ, rõ ràng, chính xác, kịp thời và chịu trách nhiệm về tính trung thực của những thông tin trong hồ sơ do mình kê khai, cung cấp; những tài liệu do công chức kê khai phải được cơ quan có thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức xác minh, chứng nhận theo quy định.
- Hồ sơ công chức có thể được xây dựng, lưu trữ và bảo quản dưới dạng hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử. Hồ sơ điện tử của công chức được lập và quản lý trên phần mềm quản lý cán bộ theo hướng dẫn của Vụ Tổ chức cán bộ - Bộ Tư pháp và Cục Công nghệ thông tin - Bộ Tư pháp. Thông tin trong hồ sơ điện tử phải thống nhất với hồ sơ giấy và có giá trị tương đương hồ sơ giấy.
2. Các hành vi bị nghiêm cấm
Các hành vi bị nghiêm cấm trong quá trình sử dụng, khai thác hồ sơ công chức được quy định tại Điều 5 Quyết định số 1818/QĐ-BTP ngày 28 tháng 8 năm 2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về việc ban hành Quy chế quản lý hồ sơ công chức, viên chức và người lao động của Bộ Tư pháp, cụ thể:
- Sử dụng thông tin hồ sơ công chức vào mục đích vụ lợi cá nhân, xuyên tạc sự thật, bôi xấu cán bộ, công chức làm ảnh hưởng hoặc chống phá cơ quan nhà nước.
- Cung cấp hoặc để lộ hồ sơ giấy, tài khoản người dùng cho cá nhân, tổ chức khi không được cơ quan, đơn vị có thẩm quyền cho phép.
- Truy cập trái phép vào Hệ thống quản lý hồ sơ điện tử của công chức, viên chức, người lao động của Bộ Tư pháp. Khai thác hồ sơ điện tử không đúng thẩm quyền hoặc khi chưa được cơ quan, đơn vị có thẩm quyền cho phép.
3. Kết quả đạt được
Trong những năm qua, được sự quan tâm của Lãnh đạo Tổng cục Thi hành án dân sự, Vụ Tổ chức cán bộ đã được đầu tư hệ thống cơ sở vật chất (tủ đựng tài liệu, hệ thống máy tính, hộp đựng hồ sơ, v.v...) cơ bản đáp ứng được yêu cầu lưu trữ, quản lý, khai thác hồ sơ công chức. Người được giao quản lý hồ sơ công chức tại đơn vị, cụ thể là công chức của Vụ Tổ chức cán bộ đều có nghiệp vụ và tinh thần trách nhiệm, có trình độ tin học, sử dụng thành thạo các phần mềm Word, Excel, phần mềm quản lý cán bộ, dễ dàng tiếp cận và ứng dụng các khoa học công nghệ mới vào công tác quản lý, khai thác hồ sơ công chức cả ở hồ sơ giấy lẫn hồ sơ điện tử trên phần mềm quản lý cán bộ.
Việc quản lý hồ sơ công chức tại Tổng cục Thi hành án dân sự được thực hiện đáp ứng yêu cầu tại Chương VI Luật Cán bộ, công chức năm 2008 (được sửa đổi, bổ sung ngày 25 tháng 11 năm 2019); Thông tư số 11/2012/TT-BNV ngày 17 tháng 12 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định về chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ công chức (được sửa đổi, bổ sung ngày 01 tháng 6 năm 2019) và Thông tư số 06/2023/TT-BNV ngày 04 tháng 5 năm 2023 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quy chế cập nhật, sử dụng khai thác dữ liệu, thông tin của cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan nhà nước.
Theo thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức được quy định tại khoản 12 Điều 4 Thông tư số 09/2015/TT-BTP ngày 26 tháng 6 năm 2015 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định việc phân cấp quản lý cán bộ, công chức, người lao động thuộc Tổng cục Thi hành án dân và các cơ quan thi hành án dân sự thì Tổng Cục trưởng Tổng cục Thi hành án dân sự quản lý hồ sơ công chức từ Phó Tổng cục trưởng Tổng cục Thi hành án dân sự trở xuống thuộc Tổng cục Thi hành án dân sự, Cục trưởng, Phó Cục trưởng Cục Thi hành án dân sự và công chức giữ ngạch chấp hành viên cao cấp và tương tương thuộc Cục Thi hành án dân sự.
4. Khó khăn, tồn tại
Trong quá trình thực hiện công tác quản lý, khai thác hồ sơ công chức vẫn còn khó khăn, tồn tại cần khắc phục như sau:
- Thực tế vẫn còn công chức chưa nhận thức được tầm quan trọng của việc lưu giữ hồ sơ, việc kê khai các nội dung có lúc chưa chính xác, chưa đúng thời hạn, gây khó khăn cho việc áp dụng các yêu cầu, quy định trong công tác quản lý, khai thác hồ sơ công chức.
- Việc quản lý hồ sơ công chức của các cá nhân có quá trình công tác lâu năm còn một số điểm bất cập. Các yếu tố khách quan bên ngoài như: Thay đổi trụ sở, hư hỏng, mối mọt trong quá trình bảo quản hồ sơ do tài liệu đã quá cũ, v.v... đã làm thất lạc một số tài liệu trong hồ sơ của nhân sự. Do vậy, nhiều hồ sơ của công chức đã công tác lâu năm thiếu bản khai sơ yếu lý lịch, thiếu một số loại văn bằng chứng chỉ, quyết định về điều động, nâng bậc lương, nâng phụ cấp thâm niên nghề, nhận xét đánh giá của một số năm.
- Nhiều công chức được cơ quan cử đi đào tạo, bồi dưỡng, sau khi kết thúc quá trình đào tạo, bồi dưỡng chưa chủ động gửi bản sao công chứng các văn bằng, chứng chỉ về Vụ Tổ chức cán bộ để lưu hồ sơ công chức theo quy định, dẫn đến thành phần hồ sơ chưa đầy đủ.
- Công chức nộp Phiếu bổ sung lý lịch công chức hàng năm, mục thay đổi thông tin đã kê khai đầy đủ nhưng thiếu giấy tờ, tài liệu chứng minh kèm theo, dẫn đến không có cơ sở để xác thực thông tin thay đổi là đúng hay sai.
- Việc tra cứu thông tin công chức có lúc chưa được nhanh chóng, do phần mềm quản lý cán bộ còn chưa đáp ứng được yêu cầu, có lúc vẫn phải tra cứu trực tiếp trên hồ sơ công chức bản giấy, dẫn đến mất nhiều thời gian.
5. Một số giải pháp nâng cao chất lượng quản lý, khai thác hồ sơ công chức
Xuất phát từ thực trạng và yêu cầu hoàn thiện, nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác cập nhật, bảo quản và khai thác hồ sơ công chức đúng theo quy định và hướng dẫn của cơ quan cấp trên có thẩm quyền, cần áp dụng các biện pháp trong quản lý, khai thác hồ sơ cán bộ như sau:
5.1. Trong công tác xây dựng hồ sơ công chức
Đối với vấn đề tổ chức và quản lý hồ sơ công chức phải tuân thủ theo một nguyên tắc cố định là: “Mọi công chức trong biên chế khi làm việc trong cơ quan phải có hồ sơ công chức đầy đủ”. Để đảm bảo nguyên tắc quan trọng này, cần thống kê những loại tài liệu nào cần có trong hồ sơ công chức. Tùy theo từng đối tượng cũ hay mới tuyển dụng, việc lập hồ sơ có những yêu cầu khác nhau, chính vì vậy việc lập hồ sơ công chức có các đối tượng cụ thể như sau:
- Đối với công chức tuyển dụng lần đầu
Đối với công chức, người lao động mới được tuyển dụng, ký hợp đồng lao động, cần phải lập hồ sơ ban đầu (hồ sơ gốc). Hướng dẫn cho cá nhân công chức lập hồ sơ ban đầu là một bước khởi đầu quan trọng trong việc lập hồ sơ cho bất kỳ cá nhân nào. Chính vì vậy, việc hướng dẫn thật tỉ mỉ, chặt chẽ tất cả các thông tin có liên quan đến công chức đó như: Lịch sử chính trị, hoàn cảnh gia đình, kinh tế của ông bà nội, ngọai, cha, mẹ, anh, chị, em bên vợ (hoặc chồng),v.v... là nhiệm vụ có tính chất bắt buộc. 
5.2. Trong công tác quản lý hồ sơ công chức
- Tăng cường công tác bảo mật hồ sơ, tiến hành lập sổ theo dõi, mượn trả hồ sơ. Bởi, hồ sơ công chức phải được quản lý, sử dụng và bảo quản theo chế độ tài liệu mật do nhà nước quy định, chỉ những người được cơ quan hoặc người có thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức đồng ý bằng văn bản mới được nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ của công chức. Người không có trách nhiệm thì không được lấy hoặc thêm bớt hồ sơ, không được đánh dấu, sữa chữa, hủy hoại hồ sơ.
- Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý thông tin về công chức thuộc thẩm quyền quản lý của Tổng Cục trưởng nói riêng và công chức của toàn Hệ thống Thi hành án dân sự nói chung. Thực hiện quản lý hồ sơ công chức song song với việc thiết lập hệ thống file lưu trữ, quản lý đầy đủ các thông tin về công chức trên máy tính như các thông tin về cá nhân, quá trình công tác từ khi được tuyển dụng, trình độ chuyên môn, các thông tin về quy hoạch, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, đào tạo bồi dưỡng, nâng bậc lương thường xuyên, nâng bậc lương trước thời hạn, nâng phụ cấp thâm niên nghề, hưởng phụ cấp thâm niên vượt khung, khen thưởng, kỷ luật, v.v… 
- Sớm ban hành quy chế quản lý hồ sơ điện tử để thực hiện thống nhất trong toàn quốc, khắc phục sự chồng chéo, gây lãng phí khi triển khai thực hiện.
Như vậy, hồ sơ công chức là tài liệu không thể thiếu trong quản lý công chức tại mỗi cơ quan đơn vị. Do đó, cần có nhận thức đầy đủ đối với công tác quản lý hồ sơ. Quản lý tốt hồ sơ sẽ đảm bảo tính ổn định lâu dài của tài liệu và phục vụ tốt cho công tác tổ chức cán bộ hiện nay. Công tác quản lý hồ sơ công chức là việc làm thường xuyên và việc áp dụng những biện pháp như trên sẽ giúp công tác lập hồ sơ được thực hiện một cách thống nhất, khoa học để quản lý được đầy đủ, chính xác thông tin của từng công chức từ khi được tuyển dụng, do đó, việc khai thác hồ sơ công chức sẽ dễ dàng, thuận tiện và chính xác hơn, góp phần phục vụ tốt cho việc cải cách hành chính nói chung và công tác tổ chức cán bộ nói riêng./.