1. Khái niệm và thẩm quyền thông báo
Hiện nay, chưa có văn bản nào nêu khái niệm thông báo. Tuy nhiên, có thể hiểu thông báo là một hình thức truyền tải thông tin liên quan đến cho đối tượng được thông báo bằng nhiều hình thức khác nhau. Trong hoạt động THADS, thông báo thi hành án là việc cơ quan thi hành án, Chấp hành viên thực hiện việc truyền đạt thông tin liên quan đến việc tổ chức thi hành án đến đương sự, cá nhân tổ chức có liên quan để thực hiện quyền và nghĩa vụ trong thi hành bản án, quyết định theo quy định của pháp luật.
Theo quy định của pháp luật về THADS thì thẩm quyền thông báo trong hoạt động thi hành án dân sự là của Thủ trưởng cơ quan THADS hoặc Chấp hành viên trực tiếp tổ chức thi hành án.
2. Quy định của pháp luật về thông báo trong THADS
2.1. Các hình thức thông báo
Khoản 1 Điều 39 Luật THADS quy định các loại văn bản phải thực hiện thông báo trong THADS: “Quyết định về thi hành án, giấy báo, giấy triệu tập và văn bản khác có liên quan đến việc thi hành án phải thông báo cho đương sự, người có quyền, nghĩa vụ liên quan để họ thực hiện quyền, nghĩa vụ theo nội dung của văn bản đó.”
Khoản 3 Điều 39 Luật THADS quy định có ba hình thức thông báo trong THADS như sau:
“3. Việc thông báo được thực hiện theo các hình thức sau đây:
a) Thông báo trực tiếp hoặc qua cơ quan, tổ chức, cá nhân khác theo quy định của pháp luật;
b) Niêm yết công khai;
c) Thông báo trên các phương tiện thông tin đại chúng.”
Như vậy, đối chiếu với quy định nêu trên thì các loại quyết định về THADS, giấy báo, giấy triệu tập và các văn bản khác có liên quan đến việc thi hành án đều phải thông báo cho đương sự, người có quyền lợi nghĩa vụ liên quan để họ thực hiện quyền và nghĩa vụ thi hành án theo văn bản đó. Cũng theo quy định của pháp luật về THADS, việc thông báo phải thực hiện trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày ra văn bản, trừ trường hợp cần ngăn chặn đương sự tẩu tán, hủy hoại tài sản, trốn tránh việc thi hành án.
2.2. Thông báo trực tiếp
Điều 40, 41 Luật THADS quy định thủ tục thông báo trực tiếp cho cá nhân và tổ chức, cụ thể:
- Đối với cá nhân thì văn bản thông báo phải được giao trực tiếp và yêu cầu người đó ký nhận hoặc điểm chỉ. Trường hợp người được thông báo vắng mặt thì văn bản thông báo được giao cho một trong số những người thân thích có đủ năng lực hành vi dân sự cùng cư trú với người đó, bao gồm vợ, chồng, con, ông, bà, cha, mẹ, bác, chú, cô, cậu, dì, anh, chị, em của đương sự, của vợ hoặc chồng của đương sự. Lưu ý: Việc giao thông báo phải lập thành biên bản. Ngày lập biên bản là ngày được thông báo hợp lệ.
Trường hợp người được thông báo không có người thân thích có đủ năng lực hành vi dân sự cùng cư trú hoặc có nhưng người đó từ chối nhận văn bản thông báo hoặc người được thông báo vắng mặt mà không rõ thời điểm trở về thì người thực hiện thông báo phải lập biên bản về việc không thực hiện được thông báo, có chữ ký của người chứng kiến và thực hiện việc niêm yết công khai theo quy định tại Điều 42 của Luật này.
+ Khoản 1 Điều 12 Nghị định số 62/2015/NĐ-CP quy định việc thông báo trực tiếp cho đương sự, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan được thực hiện như sau:
(i) Do Chấp hành viên, công chức làm công tác thi hành án giao văn bản cần thông báo cho người được thông báo. Như vậy, đối với cơ quan THADS thì việc thực hiện thông báo sẽ do Chấp hành viên hoặc công chức thi hành án thực hiện và phải đảm bảo việc lập biên bản chặt chẽ theo quy định của pháp luật. Biên bản phải được thể hiện đầy đủ thời gian, địa điểm, đối tượng, nội dung được thông báo có đầy đủ chữ ký của những người tham gia, nhất là người làm chứng (trong trường hợp cần có người làm chứng).
(ii) Pháp luật về THADS cũng quy định việc thông báo trong thi hành án có thể được thực hiện bởi bưu tá; người được cơ quan thi hành án ủy quyền; tổ trưởng tổ dân phố; trưởng thôn, làng, ấp, bản, khóm, buôn, phum, sóc; Ủy ban nhân dân, công an cấp xã; Thủ trưởng cơ quan, đơn vị; Giám thị trại giam, trại tạm giam, Thủ trưởng cơ quan thi hành án hình sự Công an cấp huyện nơi người được thông báo có địa chỉ, cư trú, công tác, chấp hành hình phạt tù giao văn bản cần thông báo cho người được thông báo.
Việc cơ quan THADS thực hiện thông báo trong trường hợp gửi qua đường bưu điện thì người thực hiện thông báo là bưu tá. Tuy nhiên, trong trường hợp việc thông báo quá bưu điện cần có báo phát để xác định thời điểm thực hiện thông báo trong thi hành án. Một số trường hợp do đương sự thường xuyên đi làm ban ngày không có mặt ở nhà, Chấp hành viên có thể phối hợp với địa phương để giao cho một số chủ thể như đã nêu trên thực hiện việc thông báo thi hành án, trường hợp này Chấp hành viên cần linh động soạn sẵn biên bản thực hiện thông báo để đảm bảo việc thông báo được thực hiện chặt chẽ.
Liên quan đến vấn đề này khoản 1 Điều 2 Thông tư số 11/2016/TTLT-BTP-TANDTC-VKSNDTC ngày 01/8/2016 cũng quy định như sau: “Trường hợp do đường sá xa xôi, giao thông không thuận tiện; người được thông báo có nhiều địa chỉ liên lạc, nơi ở không cố định, thường vắng mặt ở nhà vào giờ hành chính; đương sự đang bị giam, tạm giam; người được thi hành án chưa yêu cầu thi hành án quy định tại khoản 1 Điều 49 Nghị định số 62/2015/NĐ-CP ngày 18/7/2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật THADS; các trường hợp khác mà việc thông báo trực tiếp có khó khăn thì việc thông báo được thực hiện qua dịch vụ bưu chính bằng thư bảo đảm. Ngày gửi thư bảo đảm là ngày thông báo hợp lệ.”
Đối với người thực hiện thông báo là Giám thị trại giam, trại tạm giam, Thủ trưởng cơ quan thi hành án hình sự Công an cấp huyện thì Chấp hành viên cần nghiên cứu thực hiện đúng trình tự, thủ tục theo quy định tại Thông tư liên tịch số 07/2013/TTLT-BTP-BCA-BTC của Bộ Công an, Bộ Tư pháp, Bộ Tài chính về hướng dẫn trình tự, thủ tục thu, nộp, quản lý tiền, giấy tờ của người phải thi hành án dân sự và trả tiền, giấy tờ cho người được thi hành án dân sự là phạm nhân. Khoản 3 Điều 2 Thông tư số 11/2016/TTLT-BTP-TANDTC-VKSNDTC ngày 01/8/2016 quy định: “Thông báo đối với người đang bị giam, tạm giam được thực hiện theo địa chỉ nơi người đó đang bị giam, tạm giam. Giám thị trại giam, tạm giam có trách nhiệm giao văn bản thông báo cho người được thông báo”.
+ Khoản 2 Điều 12 Nghị định số 62/2015/NĐ-CP cũng quy định đối với trường hợp người được thông báo là người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan vắng mặt thì việc thông báo cho họ thông qua người thân thích được thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều 40 Luật Thi hành án dân sự.
Ngoài các hình thức như đã nêu trên thì trong trường hợp đương sự, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan yêu cầu được nhận thông báo bằng điện tín, fax, email hoặc hình thức khác thì việc thông báo trực tiếp có thể được thực hiện theo hình thức đó nếu không gây trở ngại cho cơ quan thi hành án dân sự. Tuy nhiên, trường hợp này, Chấp hành viên phải lập biên bản thể hiện đầy đủ nguyện vọng của đương sự, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan, hậu quả của việc thực hiện thông báo theo yêu cầu nếu có, giải thích đầy đủ quyền và nghĩa vụ của họ và cam kết không thắc mắc khiếu nại về sau.
Khoản 1 Điều 2 Thông tư số 11/2016/TTLT-BTP-TANDTC-VKSNDTC ngày 01/8/2016 quy định “Trường hợp thông báo bằng điện tín, fax, email hoặc hình thức khác theo yêu cầu của người được nhận thông báo thì Chấp hành viên phải lưu vào hồ sơ thi hành án văn bản thể hiện yêu cầu, văn bản cần thông báo và văn bản thể hiện kết quả thông báo như bức điện tín, thư điện tử, báo cáo bản fax đã được gửi”.
+ Khoản 4 Điều 12 Nghị định số 62/2015/NĐ-CP quy định “Trường hợp đương sự, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan từ chối không nhận thông báo thì người thực hiện thông báo trực tiếp phải lập biên bản, có chữ ký của người chứng kiến và việc thông báo được coi là hợp lệ.”
Ví dụ: Chấp hành viên thực hiện việc thông báo cho ông A quyết định thi hành án nhưng ông A có hành vi chống đối không nhận văn bản của cơ quan THADS, Chấp hành viên cần phối hợp ngay với tổ trưởng tổ dân phố nơi thực hiện thông báo lập biên bản ghi nhận lại sự việc là đã thông báo đúng địa chỉ, đúng đối tượng nhận thông báo nhưng người đó từ chối nhận và có xác nhận của địa phương để xác định việc thông báo là hợp lệ.
- Trường hợp người được thông báo là cơ quan, tổ chức thì văn bản thông báo phải được giao trực tiếp cho người đại diện theo pháp luật hoặc người chịu trách nhiệm nhận văn bản của cơ quan, tổ chức đó và phải được những người này ký nhận. Trường hợp cơ quan, tổ chức được thông báo có người đại diện tham gia việc thi hành án hoặc cử người đại diện nhận văn bản thông báo thì những người này ký nhận văn bản thông báo. Ngày ký nhận là ngày được thông báo hợp lệ.
2.3. Về thực hiện niêm yết công khai
Điều 42 Luật THADS quy định việc niêm yết công khai văn bản thông báo chỉ được thực hiện khi không rõ địa chỉ của người được thông báo hoặc không thể thực hiện được việc thông báo trực tiếp, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Việc niêm yết có thể do cơ quan THADS thực hiện hoặc Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú hoặc ủy quyền cho cá nhân, tổ chức có đủ điều kiện theo quy định của pháp luật thực hiện việc niêm yết.
Việc niêm yết được thực hiện tại ba địa điểm: trụ sở cơ quan thi hành án dân sự, trụ sở Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi cư trú hoặc nơi cư trú cuối cùng của người được thông báo.
Khoản 6 Điều 2 Thông tư số 11/2016/TTLT-BTP-TANDTC-VKSNDTC quy định: “Việc niêm yết được thực hiện tại trụ sở cơ quan thi hành án dân sự, trụ sở Uỷ ban nhân dân cấp xã nơi người được thông báo cư trú hoặc cư trú cuối cùng và tại nơi cư trú hoặc nơi cư trú cuối cùng của người được thông báo. Việc xác định nơi cư trú được thực hiện theo pháp luật về cư trú. Trường hợp niêm yết để bán đấu giá tài sản thì nơi niêm yết thực hiện theo quy định của pháp luật về bán đấu giá.”
2.4. Về việc thông báo trên phương tiện thông tin đại chúng
Điều 43 Luật THADS quy định việc thông báo trên phương tiện thông tin đại chúng chỉ được thực hiện khi pháp luật có quy định hoặc khi đương sự có yêu cầu.
Khoản 5 Điều 12 Nghị định số 62/2015/NĐ-CP quy định “Việc thông báo về thi hành án trên phương tiện thông tin đại chúng thực hiện theo quy định tại Điều 43 Luật Thi hành án dân sự, ngoài ra có thể được công khai trên Trang thông tin điện tử của Cục thi hành án dân sự, Cổng thông tin điện tử của Tổng cục thi hành án dân sự thuộc Bộ Tư pháp.”
Như vậy, tùy vào từng thông báo cụ thể mà cơ quan THADS lựa chọn việc đăng tải thông báo trên Trang thông tin điện tử của Cục thi hành án dân sự, Cổng thông tin điện tử của Tổng cục thi hành án dân sự thuộc Bộ Tư pháp để bảo đảm việc thông báo được công khai, rộng rãi.
3. Một số sai sót thường gặp, lưu ý khi thực hiện thông báo thi hành án
Qua công tác kiểm tra, hướng dẫn, chỉ đạo nghiệp vụ, Tổng cục nhận thấy một số lỗi thường gặp trong thông báo thi hành án như sau:
Thứ nhất, thông báo chưa đúng hình thức, trình tự theo quy định của pháp luật về THADS. Về nguyên tắc khi thực hiện thông báo, Chấp hành viên, công chức làm công tác thi hành án phải thực hiện thông báo trực tiếp cho người nhận thông báo. Tuy nhiên, nhiều trường hợp khi được phân công tổ chức thi hành án Chấp hành viên thực hiện luôn việc niêm yết theo Điều 42 Luật THADS là chưa đúng quy định.
Thứ hai, vi phạm thời hạn thực hiện thông báo. Theo quy định tại khoản 2 Điều 39 Luật THADS thì trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ ngày ban hành văn bản chấp hành viên phải thực hiện thông báo thi hành án. Tuy nhiên, qua công tác kiểm tra hồ sơ thi hành án của Chấp hành viên, đa số vi phạm thời hạn này.
Thứ ba, thông báo sai đối tượng cần thực hiện thông báo.
Trường hợp Chấp hành viên thông báo cho tổ chức nhưng khi thực hiện thông báo giao không đúng đối tượng (người đại diện theo pháp luật, người chịu trách nhiệm nhận văn bản của tổ chức đó) mà Chấp hành viên thực hiện giao cho bảo vệ, nhân viên của tổ chức đó là không đúng.
Điều 40 Luật THADS quy định trường hợp người được thông báo vắng mặt thì văn bản thông báo được giao cho một trong số những người thân thích có đủ năng lực hành vi dân sự cùng cư trú với người đó, bao gồm vợ, chồng, con, ông, bà, cha, mẹ, bác, chú, cô, cậu, dì, anh, chị, em của đương sự, của vợ hoặc chồng của đương sự. Tuy nhiên, Chấp hành viên xác định không đúng hai tiêu chí là người thân thích và cùng cư trú. Đa số, Chấp hành viên đến nhà đương sự và thấy có người trong nhà là lập biên bản giao luôn cho người đó (ví dụ như giúp việc theo giờ).
Thứ tư, chưa lập biên bản về việc không thực hiện được thông báo trực tiếp mà thực hiện luôn việc niêm yết; khi thực hiện niêm yết không đầy đủ theo quy định.
Chấp hành viên thực hiện việc thông báo trực tiếp nhưng đương sự không có nhà, Chấp hành viên chỉ lập một biên bản ghi nhận là đương sự thường xuyên không có nhà và thực hiện luôn việc niêm yết là chưa chặt chẽ. Trong trường hợp này Chấp hành viên phải sử dụng mẫu biên bản về việc không thực hiện được thông báo trực tiếp nêu rõ lý do, có người làm chứng mới đủ điều kiện thực hiện việc niêm yết theo quy định. Các địa điểm niêm yết cũng phải đảm bảo tại ba nơi: trụ sở cơ quan thi hành án dân sự, trụ sở Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi cư trú hoặc nơi cư trú cuối cùng của người được thông báo.
Thứ năm, Chấp hành viên thực hiện thông báo thông qua các chủ thể tổ trưởng tổ dân phố; trưởng thôn, làng, ấp, bản, khóm, buôn, phum, sóc. Tuy nhiên, nhiều trường hợp biên bản này chỉ có chữ ký của đương sự và trưởng thôn, làng, ấp, bản, khóm, buôn, phum, sóc không có chính quyền địa phương xác nhận chữ ký dẫn đến việc khi hồ sơ bị thanh tra, kiểm tra thì tổ trưởng tổ dân phố; trưởng thôn, làng, ấp, bản, khóm, buôn, phum, sóc đã nghỉ không còn làm việc, không có căn cứ xác định chữ ký đó đã đúng chủ thể thông báo hay chưa.
Thứ sáu, xác định không đúng nơi cư trú để thực hiện thông báo thi hành án: ông A là người phải thi hành án có địa chỉ thường trú, nhà ở tại xã Y. Tuy nhiên, ông A thường xuyên sang nhà bố mẹ ở xã X ăn ở. Chấp hành viên xác định nơi ở xã X là nơi cứ trú của ông A và thực hiện thông báo niêm yết tại đó là không đúng quy định.
Liên quan đến cư trú, Điều 11 Luật Cư trú quy định:
“1. Nơi cư trú của công dân bao gồm nơi thường trú, nơi tạm trú.
2. Trường hợp không xác định được nơi thường trú, nơi tạm trú thì nơi cư trú của công dân là nơi ở hiện tại được xác định theo quy định tại khoản 1 Điều 19 của Luật này.”
Do đó, Chấp hành viên phải xác minh tại cơ quan quản lý nhân khẩu để xác định nơi thường trú, tạm trú của đương sự, người cùng cư trú với đương sự theo quy định nếu trên.
Thứ bảy, thông báo cho đương sự đang chấp án tại trại giam, trại tạm giam chưa đầy đủ. Qua công tác kiểm tra công tác thi hành án dân sự tại địa phương nhận thấy đa số các cơ quan THADS chưa thực hiện đầy đủ việc thông báo cho đương sự tại trại giam, trại tạm giam theo Thông tư liên tịch số 07/2013/TTLT-BTP-BCA-BTC. Khoản 3 Điều 2 Thông tư liên tịch số 11/2016/TTLT-BTP-TANDTC-VKSNDTC  “Thông báo đối với người đang bị giam, tạm giam được thực hiện theo địa chỉ nơi người đó đang bị giam, tạm giam. Giám thị trại giam, tạm giam có trách nhiệm giao văn bản thông báo cho người được thông báo”.
 Không gửi quyết định thi hành án, không thông báo các văn bản mà theo quy định phải thông báo cho đương sự đang chấp hành án tù, đa số Chấp hành viên thực hiện niêm yết là chưa phù hợp.
Thứ tám, thông báo cho người được ủy quyền nhưng chưa kiểm tra đối chiếu nội dung, phạm vi ủy quyền không có nội dung nhận thông báo từ cơ quan THADS:
Ông A là người được thi hành án có ủy quyền cho bà B về việc liên hệ cơ quan thi hành án nhận tiền được thi hành án ngoài ra không có nội dung nhận các văn bản, ký các văn bản của cơ quan THADS. Trong trường hợp này, việc thông báo thi hành án không được thực hiện với bà B vì không thuộc phạm vi ủy quyền.
Thứ chín, cơ quan THADS, Chấp hành viên không thực hiện một số thông báo thi hành án quan trọng
- Quyền ưu tiên mua tài sản chung theo khoản 3 Điều 74 Luật THADS: Nhiều trường hợp Chấp hành viên chỉ thông báo một lần đầu mà không thực hiện thông báo cáo lần bán tài sản tiếp theo là 15 ngày kể từ ngày nhận được thông báo hợp lệ. Mặt khác, việc thực hiện thông báo của Chấp hành viên chưa đúng quy định tại khoản 7 Điều 2 Thông tư số 11/2016/TTLT-BTP-TANDTC-VKSNDTC “Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được kết quả thẩm định giá, Chấp hành viên thông báo cho chủ sở hữu chung quyền ưu tiên mua phần tài sản của người phải thi hành án theo quy định tại khoản 3 Điều 74 Luật Thi hành án dân sự.”
- Sau khi kê biên, Chấp hành viên không thông báo bằng văn bản cho cơ quan đăng ký về việc kê biên tài sản đó để xử lý theo quy định tại khoản 1 Điều 178 của Luật THADS.
- Không thông báo cho đương sự sau khi gửi tiền tiết kiệm không kỳ hạn theo quy định tại khoản 2 Điều 126 Luật THADS. Đa số các trường hợp Chấp hành viên thông báo cho người được nhận tiền thi hành án đến nhận nhưng họ không đến, Chấp hành viên gửi tiết kiệm mà không thông báo cho đương sự biết về việc cơ quan THADS đã gửi tiết kiệm theo quy định do đương sự không đến nhận.
- Không thực hiện thông báo quyền yêu cầu định giá lại theo quy định tại khoản 1 Điều 99 Luật THADS
Sau khi có Chứng thư, Chấp hành viên chỉ thực hiện thông báo chứng thư mà không thông báo quyền yêu cầu định giá lại theo quy định tại khoản 8 Điều 2 Thông tư số 11/2016/TTLT-BTP-TANDTC-VKSNDTC “Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được kết quả thẩm định giá, Chấp hành viên thông báo cho đương sự quyền yêu cầu định giá lại theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 99 Luật Thi hành án dân sự.”
- Không thông báo đầy đủ trong trường hợp một vụ việc thi hành án có nhiều chủ thể phải thông báo (có vụ việc mấy trăm người được thi hành án), việc Chấp hành viên thông báo đến từng người được thông báo rất khó khăn, dễ bị vi phạm về thời hạn thông báo hoặc việc thông báo không đầy đủ, sai hình thức. Do đó, trong quá trình tổ chức thi hành án, Chấp hành viên cần vận dụng kỹ năng thoả thuận, thuyết phục để giải thích quyền và nghĩa vụ của các chủ thể được thông báo, lập biên bản chặt chẽ đề nghị của chủ thể được thông báo về việc lựa chọn hình thức thông báo nhanh nhất tiết kiệm thời gian, thủ tục như: Email, bưu điện, uỷ quyền nhận thông báo./.