1. Công tác tiếp khách 
Hoạt động tiếp khách (tiếp những người đến cơ quan liên hệ và giải quyết công việc) là một trong những hoạt động quan trọng và thường xuyên mà văn phòng có trách nhiệm tổ chức, tiến hành. Khách đến cơ quan liên hệ, giải quyết công việc có thể là cá nhân công dân, cũng có thể là đại diện của một tổ chức cụ thể nào đó.
Trách nhiệm tiếp khách của cơ quan không chỉ là nhiệm vụ của những người có trách nhiệm trực tiếp giải quyết công việc cho khách, mà còn là nhiệm vụ chung của cán bộ, công chức trong cơ quan; là nhiệm vụ cụ thể của lãnh đạo và nhân viên văn phòng như nhân viên bảo vệ, nhân viên lễ tân, nhân viên tạp vụ, nhân viên thuộc các chuyên môn có liên quan.
Công tác tiếp khách của cơ quan được văn phòng tiến hành trên cơ sở các quy định của luật pháp, với các nội dung: (1) Tổ chức cơ chế tiếp khách; (2) Tổ chức nhân lực, cơ sở vật chất và thời gian để thực hiện việc tiếp khách; (3) Tiếp xúc trực tiếp với khách để giải quyết các côngviệc.
Để việc tiếp khách của cơ quan có hiệu quả, cán bộ và nhân viên văn phòng cần được trang bị những kiến thức cơ bản, những kỹ năng thiết yếu để thực hiện hoạt động này. Cụ thể:
- Yếu tố văn hóa: Hiểu biết về văn hóa, về các quy phạm văn hóa là điều kiện để cán bộ, nhân viên văn phòng tiến hành hoạt động tiếp khách của cơ quan một cách hiệu quả. Đối với con người Việt Nam, trong một chừng mực nhất định, quan hệ mang đặc tính văn hóa (tình nghĩa cá nhân, quan hệ con người), thường được coi trọng hơn quan hệ pháp lý. Đó là điều rất đáng lưu tâm trong khi tiến hành việc tiếp khách của cơ quan. Ngoài ra, khách của cơ quan có thể đến từ nhiều cộng đồng người với những nguyên tắc, những chuẩn mực, những giá trị định hướng hành động khác nhau. Trong khi tiến hành các hoạt động tiếp khách của cơ quan, trong khi tiếp xúcvới khách để giải quyết công việc, cán bộ, nhân viên văn phòng cần vận dụng những hiểu biết về đặc tính văn hóa để lựa chọn cách ứng xử phù hợp, cho phép đạt được kết quả mong muốn.
- Yếu tố tâm lý: Những hiểu biết về tâm lý nói chung và trạng thái tâm lý nói riêng là rất có ích cho hoạt động giao tiếp giữa con người với con người. Trong phạm vi các hoạt động tiếp khách của cơ quan nhà nước; công chức, nhân viên văn phòng cần lưu ý đến tâm lý của đối tượng khách đến liên hệ, giải quyết công việc để lựa chọn phương thức giao tiếp phù hợp.   
Cán bộ, công chức văn phòng cần có những kỹ năng tiếp khách cơ bản. Trước tiên, đó là  kỹ năng nghe. Để việc giao tiếp khách của cơ quan đạt được hiệu quả, cán bộ nhân viên văn phòng cần nắm vững những yêu cầu cơ bản, chung nhất trong khi giao tiếp như (1) Biết cách lắng nghe, chọn lọc những thông tin cần thiết, nắm bắt thông điệp từ người đối thoại, (2) Biết cách diễn đạt ý kiến, giúp người nghe nắm bắt được chính xác nội dung thông điệp cần gửi, (3) Có những hành vi thích hợp với hoàn cảnh giao tiếp: ánh mắt, nụ cười, nét mặt, dáng vẻ, cử chỉ phù hợp với hoàn cảnh giao tiếp - tất cả nhằm một mục tiêu chung: nhận và gửi chính xác những thông điệp cần thiết để giải quyết công việc; thể hiện sự tôn trọng người đối thoại, tạo tâm lý thoải mái, tin cậy, thuận lợi cho hoạt động giao tiếp.
Thứ hai là kỹ năng nói. Cán bộ, nhân viên văn phòng, việc rèn luyện kỹ năng nói lại càng cần thiết, bởi ngôn ngữ nói chẳng những là một công cụ thường xuyên được sử dụng các trong hoạt động của tổ chức mà còn là công cụ chủ yếu trong hoạt động tiếp khách của cơ quan.
Nói cần chính xác, dễ cho việc tiếp nhận. Nói còn là một nghệ thuật. Để hoạt động giao tiếp thông qua ngôn ngữ nói đạt hiệu quả cao, ngoài phần nghệ thuật (khiếu ăn nói), trước và trong khi nói công chức, nhân viên văn phòng được giao tiếp khách cần thực hiện các thao tác tự đặt và trả lời các câu hỏi nhằm mục đích giúp người nghe tiếp nhận được đầy đủ và chính xác các nội dung cần truyền đạt, đồng thời tập trung sự chú ý của người nghe vào việc tiếp nhận thông tin.
2. Tổ chức cuộc họp, hội nghị
Cuộc họp là sự tập hợp nhiều người một cách có tổ chức, theo những nguyên tắc nhất định, tại một địa điểm, thời gian cụ thể để thực hiện các công việc như: truyền đạt, trao đổi, thảo luận các thông tin tổng kết các hoạt động hoặc tìm các biện pháp giải quyết các vấn đề, nhiệm vụ mà những người dự họp đều quan tâm. Hội nghị thường là các cuộc họp mang các nội dung và phạm vi lớn, có chủ đề và tên gọi rõ ràng.
Các cuộc họp muốn đạt hiệu quả phải bảo đảm các điều kiện sau:
- Điều kiện pháp lý
Việc tổ chức các cuộc họp, hội nghị là một hoạt động có tổ chức của công tác quản lý, cuộc họp, hội nghị chỉ có giá trị khi nó được tổ chức theo đúng trình tự, thủ tục và thẩm quyền. Đến nay đã có nhiều cấp quản lý ban hành các quyết định quy định cụ thể về điều kiện để tổ chức một cuộc họp nhằm giảm bớt các cuộc họp không cần thiết, gây lãng phí. Khi cơ quan hành chính nhà nước tổ chức các cuộc họp, hội nghị phải tuân thủ các nguyên tắc tổ chức cuộc họp sau:
+ Bảo đảm giải quyết công việc đúng thẩm quyền và phạm vi trách nhiệm được phân công, cấp trên không can thiệp và giải quyết công việc thuộc thẩm quyền của cấp dưới và cấp dưới không đẩy công việc thuộc thẩm quyền lên cho cấp trên giải quyết.
+ Chỉ tiến hành khi thực sự cần thiết để phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trong việc thực hiện các nhiệm vụ công tác quan trọng. Không dùng cuộc họp để thay cho việc ra các quyết định quản lý, điều hành.
+ Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự; đề cao và thực hiện nghiêm túc chế độ trách nhiệm cá nhân trong phân công và xử lý công việc, bảo đảm tăng cường hiệu lực, hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành tập trung thống nhất, thông suốt của thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước.
+ Theo chương trình, kế hoạch; thực hiện cải tiến, đơn giản hoá quy định thủ tục tiến hành, được bố trí hợp lý; bảo đảm chất lượng, hiệu quả, thiết thực, tiết kiệm, không hình thức, phô trương.
+ Thực hiện lồng ghép các nội dung vấn đề, công việc cần xử lý; kết hợp các loại cuộc họp với nhau trong việc tổ chức họp một cách hợp lý.
+ Phù hợp với tính chất, yêu cầu và nội dung của vấn đề, công việc cần giải quyết; phù hợp với tính chất và đặc điểm về tổ chức và hoạt động của từng loại cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước.
Việc tổ chức các loại cuộc họp khác nhau phải tuân theo và theo đúng các quy định cụ thể của nhà nước về cả nguyên tắc, trình tự, thủ tục và các chế độ chi tiêu tài chính cho các cuộc họp khác nhau.
- Điều kiện con người
Tổ chức cuộc họp, hội nghị là hoạt động quan trọng của công tác quản lý của bất cứ cơ quan nào. Chất lượng cuộc họp, hội nghị trước hết phụ thuộc vào phẩm chất năng lực của người quản lý, điều đó thể hiện trước hết ở việc quyết định tổ chức cuộc họp, hội nghị. Mỗi cuộc họp, hội nghị đều phụ thuộc vào những người tổ chức mà trực tiếp là những người chủ trì, chủ tọa và sau đó là phụ thuộc vào bản thân những người dự họp. Người chủ trì cần nắm vững các vấn đề liên quan xung quanh chủ đề của cuộc họp, biết lắng nghe, phân tích, tổng hợp, thuyết phục, huy động được trí tuệ tập thể. Người chủ trì có khả năng điều khiển cuộc họp để phát huy tối đa sự tham gia của mỗi cử toạ, định hướng thảo luận để tìm ra phương án giải quyết vấn đề một cách tối ưu. Mọi cuộc họp đều cần sự tham gia tích cực của các thành viên. Người dự họp được triệu tập đúng thành phần, tham gia cuộc họp một cách tích cực, thái độ xây dựng là nhân tố rất quan trọng cho sự thành công của cuộc họp.
- Điều kiện vật chất
Điều kiện cơ sở vật chất có quyết định rất lớn đến chất lượng cuộc họp, hội nghị. Đối với mỗi loại cuộc họp, hội nghị khác nhau có những yêu cầu về cơ sở vật chất khác nhau. Những nơi tổ chức cuộc họp, hội nghị phải đảm bảo các yêu cầu cần thiết về vị trí, chỗ ngồi, âm thanh, ánh sáng, đảm bảo các tiêu chuẩn về tiếng ồn, không khí, phòng tránh cháy nổ...
Để phục vụ cuộc họp hiệu quả, cán bộ, công chức văn phòng cần quan tâm đến một số nội dung sau:
- Xác định thời gian họp, hội nghị
Thời gian bắt đầu đón tiếp đại biểu, ngày, giờ khai mạc cuộc họp, thời gian tiến hành, thời gian kết thúc, thời gian đón, tiễn đại biểu. Thời gian họp phải được thông báo trước, đảm bảo có khoảng thời gian cần thiết cho các đại biểu và thành viên dự họp chuẩn bị kế hoạch cá nhân.
Địa điểm họp, trang trí phòng họp, hội nghị
Trong điều kiện cơ sở vật chất của cơ quan, điều kiện kinh phí cho phép, cần chọn địa điểm họp tiện lợi và phù hợp yêu cầu của từng loại cuộc họp, hội nghị tạo thuận lợi cho đa số các đại biểu, đảm bảo các tiêu chuẩn đối với phòng họp. Có các phương án đề phòng sự cố như mất nguồn điện, hỏng hệ thống âm thanh (đặc biệt với phòng họp đông người) để đảm bảo cuộc họp được liên tục và nên có phương án địa điểm dự phòng với các cuộc họp quan trọng. Trang trí phòng họp đảm bảo tính trang trọng và tiết kiệm, không phô trương hình thức, không chi tiêu vượt quy định, đồng thời không qua loa, đại khái hoặc cẩu thả, đảm bảo các nguyên tắc lễ tân nhà nước. Một số cuộc họp phải được trang trí theo nghi lễ quy định. Thực hiện nghi lễ ngoại giao theo quy định khi cuộc họp có yếu tố nước ngoài. Trong trường hợp phòng họp phải thuê cơ quan ngoài thì tất cả các yếu tố liên quan đến phòng họp phải được khẳng định trong hợp đồng. Địa điểm họp cần được thông báo cụ thể trong công văn mời họp hoặc giấy mời. Việc bố trí bàn ghế trong phòng họp phải khoa học, vừa đảm bảo mỹ quan, vừa tiện lợi trong sử dụng.
Chuẩn bị các phương án in ấn các tài liệu phục vụ trong cuộc họp. Đảm bảo các trang thiết bị như: Hệ thống âm thanh, hệ thống âm thanh cho phiên dịch tiếng nước ngoài (nếu cần), hệ thống phát hình ảnh, ghi âm và các phương tiện khác như máy kiểm phiếu, máy tính, máy in tại chỗ, cáp nối mạng Internet...
+ Chuẩn bị nước uống chung cho cuộc họp, nước uống cho đại biểu, cho diễn giả. Chuẩn bị ăn nhẹ khi giải lao giữa giờ (nếu có).
+ Trong một số trường hợp đặc biệt cần thực hiện các biện pháp an ninh cần thiết theo sự hướng dẫn và phối hợp của các đơn vị chuyên ngành.
+ Các phương tiện phục vụ đi lại, tổ chức trực y tế nếu cần.
+ Bố trí chỗ gửi xe các loại cho đại biểu, đảm bảo thông thoáng, không ách tắc giao thông trong khu vực. Trong trường hợp cần thiết phải xin phép cơ quan quản lý để được sử dụng tạm thời đường và hè đường làm nơi để xe.
- Chuẩn bị và gửi văn bản mời
Văn bản mời họp được thể hiện với hai hình thức văn bản chính là giấy mời và công văn có nội dung mời (hoặc triệu tập). Nội dung cụ thể của văn bản mời gồm: Tên cơ quan đơn vị mời, họ tên, chức vụ của người được mời hoặc mời đại diện cơ quan. Nội dung họp, thời gian họp, địa điểm họp, thành phần họp, địa chỉ liên hệ để hồi đáp khi nhận được giấy mời. Họ và tên, chức vụ, chữ ký của người có thẩm quyền mời. Ngoài ra có thể kèm theo các yêu cầu hoặc đề nghị như các giấy tờ cần thiết mang theo, các yêu cầu nghỉ lại hoặc thông báo về các dịch vụ, dự kiến kinh phí…Nếu giấy mời dưới dạng công văn mời thì tuân thủ theo đúng các thể thức công văn. Cần lưu ý là việc gửi công văn và giấy mời phải đảm bảo đến tay người nhận trước thời gian cuộc họp được tổ chức một khoảng thời gian nhất định để đại biểu kịp bố trí công việc và thực hiện các công việc chuẩn bị cần thiết. Trong trường hợp khẩn cấp, cần gọi điện thoại báo trước và gửi giấy mời sau.Việc ghi tên, chức vụ của đại biểu cũng như nội dung giấy mời cần phải chính xác và thận trọng.
- Xây dựng chương trình cuộc họp
Đối với những cuộc họp thường kỳ đã trở thành phổ biến thì chương trình cuộc họp thường đơn giản. Tuy nhiên, đối với những cuộc họp có quy mô lớn và quan trọng thì công việc chuẩn bị chương trình thường phức tạp hơn, có các nội dung chi tiết, cụ thể, phân công nhiệm vụ rõ ràng cho từng người với từng nội dung theo tiến độ thời gian chặtchẽ.
Chương trình cuộc họp tạo nên cấu trúc cơ bản của cuộc họp. Khi các mục tiêu, nội dung cơ bản của cuộc họp đã được xác định cần xây dựng chương trình cuộc họp theo các yêu cầu sau:
+ Cấu trúc cuộc họp rõ ràng, có thứ tự ưu tiên và ưu tiên thời gian cho các vấn đề chính. Nếu trong nội dung cuộc họp có những phần công việc độc lập hoặc tương đối độc lập với nhau có thể chia cuộc họp ra các phần riêng biệt.
Chương trình cuộc họp cần đảm bảo các nội dung chính:
1- Thứ tự tiến hành các nội dung công việc.
2- Tên và nội dung công việc.
3- Người chịu trách nhiệm về từng công việc.
4- Dự kiến thời gian tiến hành và hoàn thành công việc (dự kiến tới phút).
- Chuẩn bị việc ghi biên bản và làm các tài liệu, văn kiện cho hội nghị
Tất cả các cuộc họp đều phải ghi biên bản, người ghi biên bản có thể là thư ký đương nhiên đối với những cuộc họp của cơ quan, tổ chức do bộ phận thư ký, tổng hợp chịu trách nhiệm theo quy định của cơ quan, tổ chức cuộc họp hoặc do cuộc họp hoặc người có thẩm quyền giao tại cuộc họp. Người thư ký này phải được dự kiến trước. Thư ký cuộc họp phải là người có năng lực chuyên môn nhất định, phù hợp với nội dung cuộc họp, đặc biệt là các cuộc họp có tính chuyên môn cao. Đồng thời người thư ký phải được bồi dưỡng những kiến thức cơ bản về hành chính văn phòng. Cần chuẩn bị đầy đủ giấy, bút và các phương tiện kỹ thuật phục vụ cho thư ký cuộc họp làm việc.
- Chuẩn bị các cơ sở vật chất khác cho cuộc họp
Ngoài các yêu cầu về cơ sở vật chất nêu trên, các cuộc họp dù là đơn giản nhất cũng cần phải chuẩn bị nước uống cho người dự. Đối với những cuộc họp quan trọng, kéo dài, có thể chuẩn bị đồ ăn và giải khát trong giờ giải lao, theo đúng quy định của Nhà nước hiện hành. Chuẩn bị đầy đủ cơ sở vật chất cho các cuộc họp là những vấn đề cần thiết vì nếu để xảy ra những sơ xuất dù là nhỏ cũng dễ gặp phản ứng không hay từ người tham dự và giảm uy tín cùa cơ quan. Do vậy, các việc trên đều phải được chuẩn bị chu đáo, thông báo rõ ràng, cụ thể và tiến hành trên cơ sở tiết kiệm, chống lãng phí.
- Chuẩn bị kinh phí cho cuộc họp
Kinh phí cho cuộc họp luôn là vấn đề quan trọng cần được quan tâm đúng mức ở cả hai khía cạnh. Nếu không đảm bảo kinh phí thì có thể cuộc họp không được tiến hành hoặc không thực hiện được tất cả các mục tiêu đặt ra, mặt khác chi phí cho mỗi cuộc họp phải tuân thủ các quy định của nhà nước về chế độ hội họp. Yêu cầu của bản dự toán phải chi tiết, đầy đủ, đúng chế độ. Tuỳ theo quy mô, tính chất, tầm quan trọng, cấp tổ chức mà dự toán của các cuộc họp được phê duyệt, cấp phát ở các cấp quản lý khác nhau. Các cuộc họp thông thường ở cơ quan được lập dự toán hàng năm khi lập dự toán thu, chi của toàn cơ quan.
- Kiểm tra tổng thể các công việc chuẩn bị.
Kiểm tra các nội dung công việc như thể hiện trong bản kế hoạch và chương trình cụ thể. Cần thiết phải liên lạc và nhận được sự xác nhận của các đơn vị phối thuộc như liên hệ với các phóng viên, các nơi cung ứng dịch vụ, các bộ phận kỹ thuật như in ấn tài liệu, đảm bảo nguồn điện, phương tiện vận chuyển, các công việc hậu cần khác...
- Các công việc sau cuộc họp
Sau khi các cuộc họp và hội nghị kết thúc, phải thực hiện một số công việc sau đây:
+ Thu thập các tài liệu có liên quan để lập hồ sơ của cuộc họp (hay đề nghị).
+ Biên tập và soạn thảo một số thư từ, văn bản theo yêu cầu của người lãnh đạo, trên tinh thần những nội dung đã được trao đổi, thảo luận và nhất trí trong cuộc họp.
3. Công tác hậu cần
Hậu cần là một trong hai chức năng chủ yếu của văn phòng cơ quan, đơn vị. Làm tốt công tác hậu cần văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào việc nâng cao hiệu lực, hiệu quả làm việc của cơ quan, tổ chức.
Công tác hậu cần nhằm thực hiện những nhiệm vụ cụ thể sau đây:
- Cung cấp các điều kiện, phương tiện, cơ sở vật chất cho cán bộ, nhân viên thực hiện nhiệm vụ.
- Mua sắm, quản lý, bảo vệ, bảo dưỡng các trang thiết bị trong cơ quan, đảm bảo cho hoạt động của cơ quan được tiến hành liên tục.
- Quản lý chi tiêu tài chính theo đúng chế độ, chính sách do Nhà nước quy định.
- Đảm bảo an ninh trật tự, an toàn lao động trong cơ quan.
- Tổ chức công tác lễ tân, giao tiếp, giữ vai trò chiếc cầu nối của đơn vị với các cơ quan cấp trên, cấp ngang, cấp dưới và với nhân dân.
Bảo đảm môi trường sinh thái lành mạnh, hài hòa, tạo lập được diện mạo cơ quan trang nghiêm, văn minh, hiện đại.
Nội dung của công tác hậu cần bao gồm:
Quản lý tài sản
Tài sản nhà nước (tài sản được hình thành từ nguồn ngân sách nhà nước, có nguồn gốc từ ngân sách nhà nước hoặc được xác lập quyền sở hữu của nhà nước theo quy định của nhà nước), được giao cho các cơ quan, tổ chức mà văn phòng trực tiếp quản lý hoặc tham gia quản lý gồm:
+ Nhà đất thuộc trụ sở làm việc và các công trình xây dựng khác gắn liền với đất;
+ Phương tiện vận tải, đi lại phục vụ công tác;
+ Máy móc, trang thiết bị làm việc và các tài sản khác phục vụ nhu cầu công tác được xác định là tài sản cố định.
Tài sản nhà nước phải được mua sắm, quản lý, bảo quản, sử dụng theo đúng tiêu chuẩn, định mức, mục đích như quy định của cấp có thẩm quyền đối với từng loại tài sản cụ thể. Tài sản cố định trong cơ quan là hệ thống nhà xưởng, các thiết bị máy móc, phương tiện kỹ thuật và các phương tiện vận chuyển. Đó là những tài sản có giá trị lớn quyết định khả năng hoạt động của cơ quan nên cần được quản lý, sử dụng có hiệu quả nhất.
- Quản lý tài chính
- Lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý, dự kiến phân phối hạn mức kinh phí; báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, hàng năm; chi trả tiền lương, tiền thưởng, chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ của Nhà nước và quyết định của thủ trưởng.  Kiểm soát chi tiêu và thực hiện chi tiêu theo đúng mục lục ngân sách và các quy định hiện hành
Đảm bảo điều kiện làm việc cho cơ quan
+ Bố trí nơi làm việc cho công chức, nhân viên
Phòng làm việc cho cán bộ, nhân viên có thể bố trí theo nhiều kiểu. Có thể bố trí riêng từ một đến hai người, có thể bố trí phòng làm việc cho nhiều người. Bố trí phòng làm việc cho nhiều người là một hướng cải cách hành chính trong hoạt động văn phòng hiện nay của nước ta. Diện tích phòng làm việc phụ thuộc vào đặc điểm, tính chất công việc khác nhau của cán bộ, công chức.
Khi bố trí nơi làm việc cần tính đến khả năng phát sinh các bộ phận mới, tăng thiết bị mới, khả năng mở rộng quy mô và tăng cường chất lượng hoạt động của cơ quan.
+ Trang thiết bị nơi làm việc và phương tiện vận tải, bao gồm:
Các phương tiện vận tải phải được kiểm tra bảo dưỡng định kỳ và thường xuyên, đảm bảo an toàn cho người sử dụng. Đặc biệt trước các chuyến công tác đường dài phải tăng cường chú trọng về hệ thống an toàn của xe. Kịp thời phát hiện các sự cố của xe để khắc phục sớm.
+ Dụng cụ và văn phòng phẩm.
Dụng cụ và văn phòng phẩm là nhu cầu thường xuyên của cán bộ, công chức và lao động trong cơ quan. Công tác hậu cần văn phòng cần tổ chức trang bị đầy đủ để giúp cho cán bộ, nhân viên tăng năng suất lao động, sử dụng có hiệu quả, đúng mục đích và tiết kiệm.
+ Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan, tổ chức mình với các cơ quan, tổ chức khác, cũng như với nhân dân và chính quyền địa phương.
+ Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khoẻ, bảo vệ trật tự, an toàn cơ quan, tổ chức phục vụ các cuộc họp, lễ nghi khánh tiết, thực hiện công tác lễ tân, tiếp khách một cách khoa học và văn minh.
- Một số điều cần chú ý khi làm công tác hậu cần văn phòng
Hiệu quả của công tác văn phòng có ý nghĩa quan trọng, nhiều khi quyết định đối với thành công trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, bởi lẽ văn phòng giải phóng cho lãnh đạo khỏi tình trạng sự vụ không đáng có, tập trung vào những công việc chính, quan trọng, chỉ đạo điều hành công việc khoa học và có kết quả hơn; bảo đảm sự hoạt động đồng bộ, thống nhất, liên tục, sự phối hợp nhịp nhàng trong cơ quan, tổ chức; đảm bảo hoạt động của toàn cơ quan, tổ chức tuân thủ pháp luật, giữ vững kỷ luật, kỷ cương; giữ được vai trò là cầu nối trong quan hộ công tác với cấp trên, cấp dưới, với các cơ quan, tổ chức khác và với nhân dân nói chung.
Nội dung công tác hậu cần văn phòng cơ quan rất đa dạng, phức tạp và tế nhị. Trước những yêu cầu ngày càng cao phục vụ cho nhiều hoạt động của các đơn vị, bộ phận, văn phòng khó có thể đáp ứng được đầy đủ và kịp thời, vì vậy khó tránh khỏi những “xung đột” trong quan hệ phối hợp công tác. Thực tế đó đòi hỏi phải có nghệ thuật làm công tác hậu cần văn phòng.
Có thể nêu một số điểm cần chú ý trong công tác hậu cần văn phòng như sau:
+ Xác định rõ trách nhiệm phục vụ trên hết, đồng thời phải nêu cao trách nhiệm trong quản lý tài chính, tài sản.
+ Cần biết quý trọng thời gian của người khác, không nên để đối tác phải chờ đợi nhiều, mất thời gian vô ích.
+ Cần kết hợp sự công bằng và lịch sự trong ứng xử, không gây căng thẳng, va chạm.
+ Biết lắng nghe ý kiến của mọi người trong mọi hoàn cảnh.
+ Chọn hình thức ứng xử thích hợp, không làm tổn thương danh dự của người có lỗi.
+ Không cửa quyền, không nên hứa khi chưa tin chắc vào khả năng thực hiện.
+ Tránh thiên vị, phân biệt đối xử, gia đình chủ nghĩa.
+ Không đùn đẩy công việc, không đổ lỗi cho khách quan.
+ Tránh luộm thuộm, làm việc không khoa học, khai thác thông tin chậm chạp, không hiệu quả.
Ths. Nguyễn Xuân Tùng
Chánh Văn phòng Tổng cục THADS
Tài liệu tham khảo:       
1. PGS.TS. Vũ Thị Phụng: Nghiệp vụ thư ký văn phòng, Nxb. Đại học Quốc gia Hà Nội.
2. TS. Văn Tất Thu: Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Nxb. Chinh trị quốc gia, năm 2011.
3. Học viện Hành chính: Giáo trình văn phòng, văn thư và lưu trữ trong cơ quan nhà nước, Nxb. Khoa học và kỹ thuật, năm 2008.
4. Công văn số 3424/TCTHADS-VP ngày 15 tháng 10 năm 2015 của Tổng cục Thi hành án dân sự về nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng tại các Cục, Chi cục Thi hành án dân sự.