1. Truy cập phần mềm, tạo lập phân quyền tài khoản
1.1. Địa chỉ truy cập, phương thức truy cập
1.1.1. Địa chỉ truy cập:
- Phần mềm chính thức: http://tlthads.moj.gov.vn 
 
- Phần mềm phiên bản thực hành: http://thuchanhtlthads.moj.gov.vn
 
1.1.2. Phương thức truy cập (sử dụng một trong các cách sau):
- Truy cập trực tiếp địa chỉ nêu trên, sau đó đăng nhập bằng tài khoản được cấp thông qua trình duyệt Firefox, Chrome (khuyến nghị dùng phiên bản mới nhất: Chrome 68x, Firefox: 54x, cài bản 32 bit hoặc 64 bit tương thích với phiên bản hệ điều hành của máy tính đang sử dụng).
- Truy cập vào Cổng Thông tin điện tử của Bộ Tư pháp/Cổng Thông tin điện tử của Tổng cục Thi hành án dân sự sau đó đăng nhập hệ thống, mở tab mới bên cạnh và đánh vào thanh địa chỉ đường dẫn truy cập Phần mềm theo địa chỉ nêu trên.
1.2. Tạo lập, phân quyền tài khoản
1.2.1. Tạo tài khoản: Đã có hướng dẫn riêng (admin Tổng cục Thi hành án dân sự tạo tài khoản admin Cục Thi hành án dân sự → admin Cục Thi hành án dân sự tạo tài khoản cho admin Chi cục Thi hành án dân sự trực thuộc và công chức, Chấp hành viên thuộc Cục Thi hành án dân sự → admin Chi cục Thi hành án dân sự tạo lập tài khoản cho các công chức, Chấp hành viên thuộc Chi cục).
* Lưu ý khi tạo tài khoản:
- Tên LDAP và Tên đăng nhập giống nhau là tên tài khoản thư điện tử không bao gồm phần đuôi @moj.gov.vn
VD: Trần Quốc An, Chi cục Thi hành án dân sự huyện Ba Bể, tỉnh Bắc Kạn có tài khoản thư điện tử là: antq.bkn@moj.gov.vn thì Tên LDAP và Tên đăng nhập là antq.bkn

 

- Email khi tạo lập tài khoản bao gồm cả phần đuôi @moj.gov.vn: ví dụ antq.bkn@moj.gov.vn
- Chọn đúng đơn vị quản lý: VD admin của Cục Thi hành án dân sự tỉnh Bắc Kạn khi tạo lập tài khoản cho 01 đồng chí của Chi cục Thi hành án dân sự trực thuộc cần lưu ý chọn đúng đơn vị quản lý tránh trường hợp tạo lập tài khoản nhầm đơn vị cấp huyện hoặc tạo tại Cục.
- Các đồng chí admin cần cập nhật đầy đủ, chính xác số điện thoại của các công chức, Chấp hành viên thuộc quyền quản lý để tiện liên hệ, trao đổi.
1.2.2. Phân quyền tài khoản:
- Lưu ý phần mềm đã tạo vai trò, khi truy cập với mỗi quyền được cấp thì các chức năng chỉ hiển thị các nội dung theo vai trò đã được phân quyền (VD: cán bộ tiếp nhận thụ lý khi đăng nhập thì tại mục Quản lý thông tin thụ lý thi hành án sẽ cho hiển thị phần Vào sổ tiếp nhận thông tin, danh sách tiếp nhận yêu cầu thi hành án, danh sách thụ lý hồ sơ thi hành án….trong khi với vai trò Chấp hành viên, chỉ hiển thị từ danh sách hồ sơ phải thi hành, danh sách tiền và tài sản phải thi hành…).
- Admin sau khi tạo lập tài khoản theo hướng dẫn ở trên, để phân quyền cho người dùng thì vào Mục Quản lý hệ thống → Quản lý người dùng và tiến hành phân quyền
 
- Trong danh sách tài khoản, chọn tài khoản cần phân quyền sau đó chọn danh sách vai trò
 
- Nếu nhấn vào nút tìm kiếm, mà phía dưới phần tên vai trò và mã vai trò hiển thị Không có dữ liệu tức là đã tạo lập tài khoản nhưng tài khoản này chưa được phân vai trò.

 

- Admin có thể bổ sung hoặc loại bỏ vai trò của người dùng bằng cách click chọn vào tài khoản cần bổ sung vai trò rồi bấm Bổ sung vai trò hoặc click chọn vào các vai trò cần loại bỏ và bấm chọn Loại bỏ vai trò

 

- Trường hợp cần bổ sung thêm vai trò cho người dùng, thực hiện chọn phạm vi sau đó nhấn Tìm kiếm, hệ thống sẽ hiển thị danh sách các vai trò tương ứng (lưu ý nếu người dùng đã được gán một hay một số vai trò rồi thì các vai trò này sẽ không hiển thị trong phần danh sách này nữa), sau khi chọn xong nhấn Đồng ý để hoàn thành việc thêm vai trò cho người dùng.

 

- Khi phân quyền: Nên tách riêng cán bộ, tiếp nhận thụ lý; lãnh đạo đơn vị (có thể chọn thêm Chấp hành viên nếu Lãnh đạo đồng thời là Chấp hành viên); Chấp hành viên (chỉ thực hiện các chức năng của Chấp hành viên); cán bộ quản lý kho. Một người không nên gán giữ nhiều vai trò.
2. Một số vướng mắc thường gặp khi truy cập phần mềm
2.1. Khi truy cập máy báo “THAO TÁC KHÔNG THỰC HIỆN ĐƯỢC, LIÊN HỆ ĐẦU MỐI KỸ THUẬT”

 

- Nguyên nhân: Do máy lưu lại lịch sử truy cập các lần trước không thành công hoặc chưa được cấp tài khoản (VD có đồng chí là chuyên viên, thẩm tra viên chưa được cấp tài khoản và phân vai trò).
- Xử lý: Bấm đồng thời hai phím Shift + F5 trên bàn phím (để xóa lịch sử truy cập các lần trước không thành công). Nếu chưa được cấp tài khoản, đề nghị admin Cục/Chi cục cấp tài khoản để truy cập phần mềm.
2.2. Khi truy cập vào được Phần mềm nhưng thanh menu trắng trơn không thao tác được chức năng gì trên Phần mềm

 

- Nguyên nhân: đã được cấp tài khoản nhưng chưa được phân quyền.
- Cách xử lý: Đề nghị admin Cục/Chi cục phân quyền tài khoản
2.3. Khi truy cập vào Hệ thống chỉ thông báo Bạn đã đăng nhập thành công, Để đảm bảo an toàn bạn nên đăng xuất và đóng trình duyệt sau khi hoàn thành công việc!

 

- Nguyên nhân: Trình duyệt không điều hướng được đến Phần mềm sau khi đã đăng nhập.
- Cách xử lý: Đăng nhập vào Cổng Thông tin điện tử trước sau đó mở tab mới bên cạnh và gõ vào địa chỉ đường dẫn Phần mềm; kiểm tra phiên bản trình duyệt (đã là phiên bản mới nhất chưa), gỡ bỏ trình duyệt cũ (Firefox, Chrome) và cài đặt trình duyệt mới nhất, kiểm tra các cài đặt an toàn, tường lửa xem có ngăn chặn địa chỉ phần mềm không (nếu có cho phép truy cập).
3. Một số vướng mắc thường gặp trong sử dụng phần mềm
3.1. Khâu tiếp nhận thụ lý
3.1.1. Khi vào sổ tiếp nhận, có nhiều bản án của cùng cơ quan Tòa án có nội dung gần giống nhau, để tiết kiệm thời gian khâu tiếp nhận, sau khi nhập xong một hồ sơ bấm Lưu, sau đó nhấn Sao chép để copy một bản tiếp nhận tương tự và sửa một số trường thông tin khác so với hồ sơ tiếp nhận trước đó (tận dụng được một số trường thông tin như nguồn nhận, ngày tiếp nhận, xét xử về việc, loại án… giúp tiết kiệm thời gian)

 

3.1.2 Một hồ sơ tiếp nhận ra nhiều quyết định thi hành án: Vào danh sách thụ lý hồ sơ thi hành án → nếu chưa ra QĐ lần nào thì nút ra QĐ sẽ hiển thị màu xanh → tiến hành ra QĐ lần đầu → nút ra QĐ chuyển sang màu đỏ, nếu muốn tiếp tục ra tiếp QĐ từ hồ sơ này thì tiếp tục nhấn vào nút ra QĐ này để ra thêm các QĐ khác (lưu ý chỉnh sửa số QĐ và các nội dung cho phù hợp)

 

3.1.3. Đối với các QĐ từ trước, phần căn cứ chưa có các căn cứ như hiện nay, có thể sửa trên file word và đính kèm lại vào hồ sơ để lưu lại QĐ đã sửa và khi muốn in lại Quyết định này thì không phải chỉnh sửa lại.
3.2. Khâu phê duyệt QĐ thi hành án
3.2.1. Cần báo cáo Lãnh đạo đơn vị xem xét phê duyệt trong thời hạn và phân công cho các Chấp hành viên các hồ sơ đã nhập đầy đủ và chính xác thông tin để Chấp hành viên cập nhật thông tin vào phần mềm → giúp kiểm soát và đối chiếu số liệu ngay.
3.2.2. Trường hợp tên chi cục trưởng khác so với Chi cục trưởng hiện nay (vẫn có thể đánh tên vào phần họ tên Chi cục trưởng)
3.2.3. Trong các khâu tiếp nhận, thụ lý và phê duyệt hồ sơ thường xảy ra tình trạng do sơ suất nhập sai hoặc không đầy đủ thông tin trong QĐ thi hành án cần chỉnh sửa lại, cách thức xử lý từng trường hợp cụ thể như sau:
a) Trường hợp sai sót từ khâu tiếp nhận đã chuyển sang thụ lý

- Cán bộ thụ lý Hoàn trả để cán bộ tiếp nhận sửa và gửi xử lý lại

 

b) Trường hợp đã trình lãnh đạo để phê duyệt, nhưng chưa phê duyệt mà phát hiện sai sót
Lãnh đạo đơn vị phải vào tài khoản của mình chọn Từ chối để chuyển lại cán bộ thụ lý, tiếp nhận sửa hồ sơ và trình lại để phê duyệt
c) Trường hợp Lãnh đạo đã phê duyệt và phân công Chấp hành viên mới phát hiện sai sót
Lãnh đạo đơn vị phải vào tài khoản của mình chọn Hủy phê duyệt sau đó chọn tiếp Từ chối để chuyển lại cán bộ thụ lý, tiếp nhận sửa hồ sơ và trình lại để phê duyệt lại

 

d) Trường hợp nhập thừa án (nhập trùng hai lần một hồ sơ tiếp nhận hoặc quyết định thi hành án) hoặc nhập sai cần xóa QĐ thi hành án và hồ sơ đã nhập sai
Lưu ý: Các QĐ đang gửi xử lý hoặc đã phê duyệt thì không thực hiện xóa ngay trong danh sách Quyết định được.
+ Nếu đã phê duyệt thì: Lãnh đạo phải Hủy phê duyệt → Từ chối để chuyển về danh sách QĐ thi hành
+ Nếu chưa phê duyệt và đang gửi cán bộ thụ lý thì phải Hoàn trả thì mới xóa được hồ sơ tiếp nhận.
- Để xóa QĐ thì vào phần danh sách QĐ Thi hành án để chọn và xóa.
- Để xóa hồ sơ tiếp nhận trùng thì vào Danh sách tiếp nhận để tìm hồ sơ trùng sau đó click chọn và nhấn nút xóa.
3.3. Chấp hành viên cập nhật dữ liệu
- Chấp hành viên cần cập nhật dữ liệu ngay khi được lãnh đạo phân công để cập nhật hồ sơ, số liệu và trích xuất báo cáo thống kê để đối chiếu, kiểm tra
- Cập nhật tiền tài sản và cập nhật kết quả, tình trạng thi hành án ngay để trích xuất báo cáo thống kê
(Sẽ tiếp tục cập nhật một số nội dung liên quan đến quá trình xử lý dữ liệu của Chấp hành viên)
3.4. Ủy thác hồ sơ thi hành án
- Cập nhật tiền tài sản (số tiền ủy thác) trước khi thực hiện ủy thác
- Chọn hồ sơ cần ủy thác → Lãnh đạo phê duyệt hồ sơ ủy thác → đơn vị nhận ủy thác tiếp nhận.