Tuy nhiên, công tác văn thư, lưu trữ còn hạn chế làm ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động chỉ đạo, điều hành trong cơ quan như: Quy trình quản lý, giải quyết văn bản đi, văn bản đến tại một số đơn vị chưa đúng quy định pháp luật, còn hiện tượng để thất lạc văn bản; trong thời gian gần đây mới có phần mềm Quản lý văn bản và điều hành của Bộ; có trường hợp văn bản sai sót về thể thức trình bày khi phát hành; việc lập, lưu trữ, thu nộp hồ sơ, tài liệu của một số đơn vị chưa thật đầy đủ, kịp thời theo quy định; việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ chưa thực sự hiệu quả.

Nguyên nhân chủ yếu của hạn chế, yếu kém trên là: Thủ trưởng một số đơn vị còn quan tâm chưa thực sự đúng mức công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ như là một công cụ phục vụ chỉ đạo, điều hành; đội ngũ công chức văn thư, lưu trữ một số đơn vị còn thiếu hoặc không chuyên trách, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ chưa đáp ứng được yêu cầu theo quy định; cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư, lưu trữ hạn chế, chưa đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ, đặc biệt là kho bảo quản tài liệu lưu trữ tại các đơn vị có tài khoản riêng.

Để đưa công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan Thi hành án dân sự, nhất là các Chi cục Thi hành án dân sự quận, huyện đi vào nề nếp theo đúng quy định pháp luật, phục vụ hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành và triển khai nhiệm vụ cụ thể tại đơn vị, là cán bộ đang công tác tại Chi cục Thi hành án dân sự huyện An Dương, thành phố Hải Phòng và đã từng kiêm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ một thời gian tôi xin đưa ra một số ý kiến như sau:

Thứ nhất, Chi cục Thi hành án dân sự quận, huyện cần quán triệt các quy định của pháp luật, văn bản hướng dẫn của Bộ Tư pháp về công tác văn thư, lưu trữ nhằm tiếp tục nâng cao hiểu biết, nhận thức và ý thức trách nhiệm của toàn thể công chức trong cơ quan, đơn vị đối với công tác văn thư, lưu trữ. Thủ trưởng đơn vị cần quyết liệt chỉ đạo, hướng dẫn công chức trong đơn vị thay đổi lề lối, thói quen làm việc, hướng tới môi trường làm việc điện tử, hiện đại, hiệu quả.

Thứ hai, tiếp tục đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ tại các đơn vị. Nghiêm túc tổ chức thực hiện Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước; quy định chế độ bắt buộc sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo và trao đổi chuyên môn trong nội bộ mỗi đơn vị và giữa các đơn vị thuộc Bộ, nên hạn chế việc sử dụng văn bản giấy.

Thứ ba, cần bố trí công chức làm công tác văn thư, lưu trữ chuyên trách, đáp ứng tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ theo đúng quy định của pháp luật.

Thứ tư, tại các đơn vị cần mẫu hóa các văn bản hành chính nhằm hạn chế những sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; quy định rõ trình tự và loại văn bản lưu trữ theo quy định.

Thứ năm, tăng cường công tác quản lý, sử dụng con dấu của các đơn vị, đảm bảo thực hiện đúng các quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu; Nghị định số 31/2009/NĐ - CP ngày 01/4/2009 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP và Thông tư số 21/2012/TT-BCA ngày 13/4/2012 của Bộ Công an quy định về con dấu của các cơ quan, tổ chức và chức danh Nhà nước.

Thứ sáu, thực hiện đúng trình tự quản lý văn bản đi và văn bản đến theo quy định tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ về việc quản lý văn bản, lập hồ sơ và lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

Thứ bảy, tổ chức các lớp bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ và các quy định của pháp luật, văn bản hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ đối với công chức tại các Chi cục Thi hành án dân sự quận, huyện.

Bên cạnh đó, cần lập hồ sơ điện tử, tạo tiền đề tiến tới triển khai số hóa các văn bản, tài liệu lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, phục vụ hoạt động khai thác, tra cứu tài liệu lưu trữ được nhanh chóng, hiệu quả, kịp thời.

Ngoài ra, tăng cường công tác hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ tại các đơn vị quản lý cấp trên trực tiếp. Báo cáo kịp thời có biện pháp chấn chỉnh đối với các đơn vị có hiện tượng vi phạm chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ.

Cuối cùng, thực hiện cân đối ngân sách, bố trí kinh phí đảm bảo cho các hoạt động của công tác văn thư, lưu trữ, trong đó ưu tiên kinh phí thực hiện chỉnh lý tài liệu và cải tạo, nâng cấp, bổ sung các kho lưu trữ để bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan, đơn vị; bổ sung các trang thiết bị phục vụ công tác văn thư, lưu trữ theo quy định.

Lê Thị Ngời

Chi cục THADS huyện An Dương, TP Hải Phòng