Tuy nhiên, căn cứ theo qui định tại Thông tư số 01/2011/TT-BTP, ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính (Thông tư số 01); Thông tư số 07/2012/TT-BNV, ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan (Thông tư số 07) thì hiện nay một số biểu mẫu, sổ sách về thi hành án dân sự chưa phù hợp, còn nhiều lỗi, thiếu khoa học, cá biệt có văn bản trái thẩm quyền. Nhiều biểu mẫu khi áp dụng, cơ quan Thi hành án dân sự còn phân vân, do chưa phù phợp với 02 thông tư nói trên, trong khi các quy định này đang có hiệu lực thi hành. Tuy nhiên, theo quan điểm cá nhân thì về hình thức các loại sổ sách, văn bản hành chính phục vụ cho công tác trong cơ quan hành chính nhà nước phải thực hiện thống nhất theo qui định của Bộ Nội vụ, cơ quan giúp Chính phủ quản lý nhà nước trong hoạt động này, do đó, việc sửa đổi 02 thông tư cần lưu ý một số điểm như sau:

Một là: Các biểu mẫu (quyết định về thi hành án) có một số lỗi cần phải bổ sung cho phù hợp, như ký hiệu tên cơ quan ban hành văn bản chưa đầy đủ (TCTHA, CTHA, hay CCTHA), nhưng theo quy định của Thông tư số 01 thì phải là (TCTHADS, CTHADS, CCTHADS); Giấy triệu tập nhưng ký hiệu văn bản lại ghi giấy báo (GB); viện dẫn trong QĐTHA (căn cứ thứ 2) là căn cứ bản án, quyết định của tòa án nhưng lại ghi ký hiệu (QĐ-THA); một số Quyết định về thi hành án ký hiệu (QĐ-THA) nhưng lại có mẫu ghi (QĐ-CTHA, CCTHA) là chưa thống nhất. Về trích yếu văn bản, các mẫu quyết định lại ghi thẳng loại quyết định mà không có từ “về việc” là chưa phù hơp với TT số 01; phần nơi nhận của văn bản, cỡ chữ chưa đúng theo qui định (phải đúng cỡ chữ 12, nghiêng đậm (nơi nhận), cỡ chữ 11 đứng thường (cơ quan nhận); Quyết định xử phạm vi phạm hành chính (mẫu 12a-THA) lại căn cứ biên bản xử lý vi phạm hành chính là chưa đúng, mà chỉ là biên bản vi phạm hành chính. Một số biểu mẫu thiết kế có sự sai sót và nhầm lẫn cơ bản về thẩm quyền ký ban hành, như các thông báo về thi hành án của chấp hành viên, nếu phát hành đúng theo biểu mẫu thì người ký văn bản (chấp hành viên) không có thẩm quyền ký. Ví dụ: các Thông báo về thi hành án của chấp hành viên (mẫu D13, D14, D15, D16, D17) lại nhân danh cơ quan (Cục, Chi cục) thông báo, trong khi đó đây là thầm quyền của chấp hành viên, nếu nhân danh cơ quan (Cục, Chi cục để thông báo) thì người ký phải là Cục trưởng, Phó Cục trưởng ký thay hoặc Chi cục trưởng, Phó Chi cục trưởng ký thay, do đó cần sửa đổi nhân danh với tư cách chấp hành viên thi hành bản án, quyết định để thông báo (ví dụ như: ... Nay Chấp hành viên Cục Thi hành án dân sự thông báo không nên ghi Cục, Chi cục thông báo).  

Thứ hai, Một số sổ sách liên quan đến công tác hành chính vẫn còn thiếu so với qui định chung và yêu cầu công tác. Các loại sổ sách còn thiếu, chưa được ban hành, như: Sổ chuyển giao văn bản đến, Sổ theo dõi giải quyết văn bản đến, Sổ chuyển giao văn bản đi, Sổ đăng ký văn bản mật, Sổ gửi văn bản đi bưu điện, Sổ sử dụng bản lưu, Sổ đăng ký đơn thư, Phiếu giải quyết văn bản đến, Mẫu danh mục hồ sơ, Mẫu mục lục hồ sơ, tài liệu lưu trữ, Biên bản giao nhận tài liệu. Về tên gọi các sổ sách chưa thống nhất, Thông tư số 22 gọi là Sổ công văn đến, Sổ công văn đi, nhưng Thông tư số 07 gọi Sổ đăng ký văn bản đến, Sổ đăng ký văn bản đi. Về nội dung của các sổ sách theo Thông tư số 22, có một số cột chưa thiết kế để cập nhật các thông tin như qui định của Bộ Nội vụ, như: Sổ đăng ký văn bản đi thiếu cột ngày đến (ngày đến khác ngày vào sổ), số đến, tác giả, đơn vị hoặc cá nhân nhận và cột ký nhận văn bản; Sổ đăng ký công văn đi thiếu các cột: người ký văn bản, đơn vị hoặc cá nhân nhận bản lưu, số lượng văn bản phát hành... đây là những thông tin cơ bản cần đăng ký vào sổ để theo dõi trong quá trình giải quyết, lập hồ sơ công việc, nộp vào lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử cũng như phục vụ cho việc theo dõi trong thời hạn bảo quản hồ sơ.

Việc quy định chưa thống nhất có thể dẫn đến sự tùy tiện, thiếu khoa học trong việc theo dõi, cập nhật, ban hành các văn bản hành chính, làm giảm hiệu lực, hiệu quả trong công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành. Vì vậy, đề nghị Bộ Tư pháp cần đánh giá, tổng kết việc thực hiện các qui định trên, đồng thời sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với qui định chung và yêu cầu công tác của cơ quan Thi hành án dân sự.

Công Hoàng