Để tiếp tục triển khai hiệu quả các nhiệm vụ ứng dụng công nghệ thông tin trong Hệ thống Thi hành án dân sự thời gian tới, ngày 21 tháng 4 năm 2020, Tổng cục Thi hành án dân sự có Công văn số 1291/TCTHADS-TKDLCN gửi Thủ trưởng các đơn vị thuộc Tổng cục, Cục trưởng Cục Thi hành án dân sự các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hướng dẫn thực hiện một số nội dung liên quan đến nhiệm vụ ứng dụng công nghệ thông tin trong thi hành án dân sự. Trong đó, nhấn mạnh việc thực hiện  quản lý chặt chẽ tài khoản thư điện tử công vụ, quản lý tài khoản và phân quyền người dùng các phần mềm trong Hệ thống, cụ thể:

Một là, đối với nội dung quản lý tài khoản thư điện tử:
Để đảm bảo an ninh, an toàn thông tin trong việc quản lý tài khoản thư điện tử công vụ do Bộ Tư pháp cấp, Tổng cục Thi hành án dân sự yêu cầu các đơn vị thực hiện nghiêm các nội dung liên quan đến việc quản lý, sử dụng tài khoản thư công vụ do Bộ Tư pháp cấp theo các quy định của Quy chế Quản lý, sử dụng Hệ thống thư điện tử của Bộ Tư pháp (ban hành kèm theo Quyết định số 290/QĐ-BTP ngày 12/01/2010 của Bộ Tư pháp), trong đó lưu ý:
1. Trách nhiệm của đơn vị sử dụng Hệ thống thư điện tử
Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm thường xuyên chỉ đạo rà soát, gửi yêu cầu về Cục Công nghệ thông tin để khởi tạo hộp thư mới của đơn vị, công chức, viên chức mới được tuyển dụng, điều động, bổ nhiệm; hoặc yêu cầu hủy bỏ, thay đổi hộp thư điện tử của đơn vị đã giải thể, công chức, viên chức thôi công tác hoặc chuyển công tác sang cơ quan khác để Cục Công nghệ thông tin tổng hợp, thiết lập, thay đổi, hủy bỏ theo quy định và cập nhật vào danh bạ thư điện tử của Bộ trên Cổng thông tin điện tử Bộ Tư pháp (có biểu mẫu kèm theo).

2. Đối với việc quản lý, sử dụng hộp thư điện tử đơn vị
Hộp thư điện tử đơn vị do Thủ trưởng đơn vị quản lý và có thể ủy quyền cho một hoặc một số người trong đơn vị cùng sử dụng;
Hằng ngày, Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm xem xét, xử lý thông tin nhận được qua hộp thư điện tử đơn vị;
Khi thay đổi vị trí công tác, Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm bàn giao hộp thư, mật khẩu và toàn bộ nội dung dữ liệu của hộp thư điện tử đơn vị cho Thủ trưởng mới.

3. Đối với việc quản lý, sử dụng hộp thư điện tử cá nhân
Công chức, viên chức, người lao động của đơn vị được cấp hộp thư điện tử có trách nhiệm:
Sử dụng hộp thư điện tử được cấp để trao đổi thông tin trên mạng, phục vụ công tác theo nhiệm vụ được phân công.
Đổi mật khẩu ban đầu đã được Cục Công nghệ thông tin cung cấp ngay lần đăng nhập đầu tiên nhằm bảo mật thông tin. Trường hợp do quên mật khẩu, cần thiết lập lại mật khẩu, có thể gửi công văn hoặc sử dụng hộp thư điện tử của đơn vị để gửi thông tin tới hộp thư support@moj.gov.vn đề nghị Cục Công nghệ thông tin đặt lại mật khẩu (có biểu mẫu kèm theo). Mật khẩu cần đáp ứng yêu cầu sau: Có tối thiểu 8 ký tự; gồm tối thiểu 3 trong số 4 loại ký tự sau: chữ cái viết hoa (A-Z), chữ cái viết thường (a-z), chữ số (0-9), các ký tự đặc biệt trên bàn phím máy tính (~, !, @ …). Thực hiện đổi mật khẩu định kỳ, tối thiểu 3 tháng một lần.
Bảo vệ mật khẩu, không được cung cấp mật khẩu hoặc để lộ mật khẩu sử dụng hộp thư điện tử của mình cho người khác, không truy nhập trái phép vào hộp thư của người khác và không để người khác sử dụng địa chỉ, hộp thư điện tử của mình;
Không phát tán các thư điện tử có nội dung không phù hợp với mục đích phục vụ công tác thông qua địa chỉ thư điện tử của mình; chịu trách nhiệm về nội dung thư điện tử trong hộp thư điện tử của mình;
Khi gặp sự cố về Hệ thống thư điện tử phải báo ngay cho Cục Công nghệ thông tin, Bộ Tư pháp để kịp thời khắc phục, sửa chữa.
Hai là, đối với nội dung quản lý tài khoản truy cập đối với các phần mềm
Đối với các tài khoản sử dụng trên các phần mềm trong Hệ thống Thi hành án dân sự (có sử dụng phương thức đăng nhập một lần bằng tài khoản hòm thư điện tử do Bộ Tư pháp cấp), các cá nhân có trách nhiệm bảo vệ thông tin tài khoản được cấp, không tiết lộ mật khẩu hoặc giao người khác phương tiện xác thực tài khoản của mình ngoại trừ các trường hợp: cần xử lý công việc khẩn cấp của đơn vị; cần cung cấp, bàn giao cho đơn vị các thông tin, tài liệu do cá nhân quản lý. Chủ tài khoản phải đổi mật khẩu ngay sau khi kết thúc quá trình xử lý các việc cụ thể này.
Cá nhân đặt chế độ bảo vệ màn hình và mật khẩu sử dụng máy tính để đảm bảo an toàn cho dữ liệu cá nhân. Khi không làm việc với máy tính trong thời gian dài phải thoát khỏi phiên làm việc và tắt máy.
Hạn chế việc sử dụng chức năng chia sẻ tài nguyên (sharing), khi sử dụng chức năng này cần bật thuộc tính bảo mật bằng mật khẩu khi chia sẻ dữ liệu, tránh chia sẻ trực tiếp với chế độ truy cập đọc/ghi và thực hiện việc thu hồi chức năng này khi đã sử dụng xong.

Ba là, đối với nội dung phân quyền người dùng trên các phần mềm
Các vai trò tham gia trên một số phần mềm và quyền tương ứng được đính kèm và thực hiện theo Công văn 1291/TCTHADS-TKDLCN nêu trên.
Cục trưởng Cục Thi hành án dân sự chỉ đạo quản trị viên của Cục thực hiện các hướng dẫn về phân quyền trên các phần mềm theo hướng dẫn của Tổng cục.
Đối với từng phần mềm, công chức phụ trách công nghệ thông tin của Cục và người được giao phụ trách nhiệm vụ tin học của Chi cục Thi hành án dân sự (nếu có) có trách nhiệm lập danh sách cụ thể thông tin những công chức của đơn vị tham gia sử dụng phần mềm (họ tên, chức vụ, email, điện thoại, vai trò tham gia trên phần mềm), báo cáo Lãnh đạo đơn vị phê duyệt và thực hiện phân quyền trên phần mềm. Khi có sự thay đổi về vị trí công tác, đơn vị công tác, vai trò tham gia trên phần mềm, Lãnh đạo Chi cục Thi hành án dân sự, các phòng chuyên môn của Cục phải báo cáo về Cục Thi hành án dân sự để được điều chỉnh, phân lại quyền trên phần mềm. Trường hợp có khó khăn, vướng mắc trong quá trình phân quyền trên các phần mềm, công chức quản trị viên của Cục Thi hành án dân sự kịp thời báo cáo, đề nghị công chức đầu mối của Tổng cục hoặc Cục Công nghệ thông tin hướng dẫn, hỗ trợ./.