Trong Hệ thống Thi hành án dân sự (THADS), hợp đồng lao động tại các đơn vị sự nghiệp công lập giữ vai trò quan trọng, đảm bảo thực hiện các công việc hỗ trợ chuyên môn, hành chính, dịch vụ. Bảo đảm đầy đủ chế độ bảo hiểm xã hội (BHXH) cho người lao động là trách nhiệm pháp lý và nhân văn của Nhà nước và các đơn vị sử dụng lao động.
Tuy nhiên, quá trình giải quyết chế độ BHXH cho hợp đồng lao động trong hệ thống THADS vẫn tồn tại nhiều vướng mắc thực tiễn - từ khâu thủ tục, cập nhật dữ liệu, cho đến sự hiểu biết và phối hợp giữa các bên. Đặc biệt, với sự ra đời của Luật BHXH năm 2024 và các Nghị định, Thông tư hướng dẫn mới từ năm 2025, bài viết dưới đây sẽ làm rõ thực trạng, những khó khăn nổi bật và đề xuất giải pháp phù hợp trong giai đoạn mới.
1. Cơ sở pháp lý mới nhất về chế độ BHXH
1.1. Luật BHXH năm 2024 - những điểm đáng chú ý
Luật BHXH mới nhất được Quốc hội thông qua và có hiệu lực từ 01/7/2025.  Luật này mở rộng đối tượng tham gia BHXH bắt buộc, ví dụ: người lao động làm việc không trọn thời gian, hợp đồng không chính thức có trả công và chịu sự quản lý, giám sát.
1.2. Nghị định hướng dẫn mới: Nghị định số 158/2025/NĐ‑CP
Nghị định số 158/2025/NĐ‑CP được ban hành để hướng dẫn các nội dung của Luật BHXH năm 2024, có hiệu lực từ 01/7/2025. Nghị định quy định chi tiết về tạm dừng đóng BHXH bắt buộc khi người lao động bị tạm đình chỉ công việc, một nội dung cập nhật mới so với các quy định trước đó.
1.3. Thông tư hướng dẫn mới: Thông tư số 11/2025/TT-BNV
Thông tư số 11/2025/TT‑BNV quy định mức đóng, phương thức, thời hạn đóng BHXH tự nguyện cho người lao động còn thiếu thời gian đóng để đủ điều kiện hưởng lương hưu.
1.4. Quy định chuyển tiếp
Những trường hợp hợp đồng lao động hoặc chế độ BHXH phát sinh trước ngày 01/7/2025 sẽ vẫn áp dụng Luật BHXH năm 2014 và các Nghị định, Thông tư cũ. Những phát sinh sau ngày 01/7/2025 sẽ áp dụng Luật BHXH năm 2024 và các Nghị định, Thông tư mới.
Việc chuyển tiếp cần đảm bảo quyền lợi của người lao động không bị thiệt thòi. Ví dụ, nếu người lao động đã nghỉ việc nhưng chưa được hưởng chế độ, đơn vị sử dụng lao động cần phải xử lý đúng quy định chuyển tiếp.
2. Thực trạng giải quyết BHXH cho hợp đồng lao động trong Hệ thống THADS
2.1. Tỷ lệ tham gia BHXH
Trước khi Luật mới có hiệu lực, nhiều đơn vị trong Hệ thống THADS đã thực hiện đóng BHXH cho hợp đồng lao động đạt khoảng 85 - 90% tùy địa phương. Nhưng vẫn còn một số rất ít người lao động chưa được đóng hoặc hợp đồng dưới 01 tháng nên chưa được tham gia BHXH.
2.2. Quy trình giải quyết chế độ
Quy trình gồm:
- Người lao động lập hồ sơ theo mẫu;
- Bộ phận nhân sự/phụ trách BHXH kiểm tra, xác minh;
- Gửi hồ sơ lên cơ quan BHXH để thẩm định;
- Nhận kết quả và chi trả.
Tuy nhiên, trước đây có nhiều đơn vị phản ánh là mẫu hồ sơ chưa đồng bộ, dữ liệu giữa đơn vị và BHXH chưa liên thông.
2.3 Phản ánh thực tế từ người lao động
Có trường hợp nhân viên hợp đồng tại một Chi cục THADS trước đây (nay là Phòng THADS khu vực) phản ánh phải đi lại nhiều lần để bổ sung giấy tờ khi làm chế độ thai sản do giấy khai sinh, xác nhận của đơn vị,… không đúng mẫu.
Một số người lao động nhận trợ cấp thất nghiệp bị trễ hơn so với quy định do thủ tục chuyển hồ sơ qua nhiều cấp.
Những tồn tại này phản ánh vướng mắc thực tế trong quản lý và giải quyết chế độ BHXH.
3. Những vướng mắc nổi bật theo pháp lý mới và thực tiễn
Với bối cảnh pháp luật mới, các vướng mắc cũ có thể được nhìn lại dưới lăng kính mới và phát sinh thêm những vước mắc mới, cụ thể:
3.1. Thủ tục hồ sơ không phù hợp với yêu cầu mới
Mẫu hồ sơ cũ chưa được cập nhật để phù hợp với Luật mới, đơn vị sử dụng lao động phải chờ hướng dẫn mới từ BHXH hoặc Bộ Lao động - Thương binh và xã hội.
Người lao động và cán bộ chưa quen với các mẫu mới, dễ sai sót, phải bổ sung nhiều lần.
3.2. Chậm trễ giải quyết chế độ
Với Luật mới, khi các điều kiện hưởng chế độ thay đổi (ví dụ cách xử lý rút BHXH một lần, trợ cấp hưu trí xã hội), cơ quan BHXH cần thời gian điều chỉnh hệ thống, dẫn đến việc giải quyết chế độ có thể bị chậm trễ trong giai đoạn chuyển đổi.
Thiếu đồng bộ dữ liệu giữa đơn vị THADS và BHXH địa phương khiến việc xác minh quá trình đóng, thời gian hưởng chế độ trở nên khó khăn hơn.
3.3. Khó khăn xác định điều kiện hưởng mới
Người đóng BHXH nhưng chưa đủ thời gian để hưởng hưu trí theo quy định mới (nếu luật mới áp dụng) thì việc bảo lưu thời gian, chuyển đổi chế độ trợ cấp hưu trí xã hội hoặc hưởng trợ cấp hàng tháng là vấn đề mới và cần hướng dẫn rõ.
Theo quy định mới tại Luật BHXH năm 2024, người lao động chưa đủ thời gian đóng để hưởng lương hưu có thể được hưởng trợ cấp hàng tháng trong khoảng thời gian chờ đủ điều kiện. Khi áp dụng thực tế, nếu cán bộ bảo hiểm hoặc đơn vị sử dụng lao động sơ suất không tính chính xác chế độ trợ cấp hàng tháng sẽ ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động.
4. Nguyên nhân của vướng mắc (có yếu tố pháp lý mới)
4.1. Khách quan
Hệ thống phần mềm BHXH và liên thông dữ liệu mới chưa hoàn chỉnh khi Luật BHXH mới bắt đầu có hiệu lực, vì vậy cần thời gian để điều chỉnh, tích hợp.
Ở các địa bàn vùng sâu, vùng xa, năng lực công nghệ thông tin và cơ sở vật chất còn hạn chế, làm chậm việc cập nhật dữ liệu, tra cứu, xử lý hồ sơ.
4.2. Chủ quan
Cán bộ quản lý tại các đơn vị sự nghiệp trong Hệ thống THADS chưa chủ động tìm hiểu, cập nhật các điểm mới của Luật BHXH, dẫn đến sai sót khi áp dụng.
Quy trình nội bộ tại đơn vị chưa kịp thời điều chỉnh theo luật mới, chưa có mẫu hồ sơ chuẩn mới.
Thiếu phối hợp chặt giữa đơn vị THADS và BHXH địa phương khi chuyển đổi quy định mới, dẫn đến vướng mắc trong xác minh thời gian đóng, điều kiện hưởng chế độ.
5. Giải pháp để nâng cao hiệu quả giải quyết chế độ BHXH
Dưới đây là các giải pháp thiết thực, phù hợp với bối cảnh Luật THADS mới:
5.1. Ứng dụng công nghệ thông tin và liên thông dữ liệu
Đẩy mạnh liên thông dữ liệu giữa hệ thống quản lý nhân sự của các đơn vị THADS với hệ thống BHXH địa phương để tự động hóa việc xác minh đóng, tra cứu thời gian hưởng chế độ.
Hỗ trợ nhân viên và người lao động sử dụng các ứng dụng BHXH như VssID để tra cứu quá trình đóng BHXH, kiểm tra thông tin cá nhân, phát hiện sai sót kịp thời.
5.2. Tăng cường phối hợp giữa đơn vị THADS và BHXH
Cần thường xuyên có sự trao đổi, phối hợp chặt chẽ giữa đơn vị THADS và BHXH để phối hợp tháo gỡ khó khăn khi áp dụng quy định mới.
Đối với các trường hợp vướng mắc đặc thù (ví dụ thời gian đóng chồng chéo nhiều đơn vị, hợp đồng không chính thức) cần trao đổi trước để tìm giải pháp hợp lý.
5.3. Giám sát, kiểm tra và xử lý vi phạm
Ban Tổ chức cán bộ Cục Quản lý THADS và lãnh đạo THADS các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương cần giám sát việc thực hiện chế độ BHXH cho người lao động, kịp thời kiểm tra, xử lý sai sót hoặc vi phạm.
Khi phát hiện trường hợp chậm đóng, trốn đóng BHXH, đơn vị phải chịu trách nhiệm hoàn trả và có biện pháp kỷ luật đối với cá nhân, tổ chức liên quan, phù hợp với quy định mới trong Luật BHXH năm 2024.
Với Luật BHXH và các Nghị định, Thông tư mới sẽ có hiệu lực từ 01/7/2025, việc giải quyết chế độ BHXH cho người lao động trong hệ thống THADS đang bước vào giai đoạn chuyển đổi quan trọng. Đây vừa là thách thức lớn, vừa là cơ hội để cải thiện chất lượng, hiệu quả công tác quản lý lao động hợp đồng. Những vướng mắc truyền thống như hồ sơ chưa đồng bộ, chậm trễ xử lý, cập nhật dữ liệu chưa kịp thời, nhận thức hạn chế,… sẽ cần được khắc phục bằng những giải pháp cụ thể như: ứng dụng công nghệ thông tin, tăng cường phối hợp giữa đơn vị với cơ quan BHXH và cơ chế giám sát, xử lý vi phạm nghiêm minh. Khi thực hiện tốt những giải pháp này, hệ thống THADS sẽ đảm bảo quyền lợi cho người lao động, nâng cao sự ổn định nhân lực, tạo môi trường làm việc minh bạch, chuyên nghiệp và góp phần củng cố niềm tin của người lao động đối với tổ chức.