Quy trình quy định về trình tự lập hồ sơ công việc hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết các công việc hành chính tại các cơ quan trong Hệ thống Thi hành án dân sự (THADS), được xây dựng trên cơ sở các văn bản pháp luật sau: Luật Lưu trữ năm 2011; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ; Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư; Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử; Quyết định số 2539/QĐ-BTP ngày 26/12/2022 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Tư pháp và Quyết định số 484/QĐ-TCTHADS ngày 19/6/2020 của Tổng cục trưởng Tổng cục THADS về việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ.
Lập hồ sơ công việc là nhiệm vụ, yêu cầu bắt buộc đối với mọi cá nhân khi thực hiện công việc được giao theo quy định tại Điều 31 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư. Tuy nhiên, trên thực tế, qua hoạt động kiểm tra công tác văn phòng tại các cơ quan trong Hệ thống THADS cho thấy việc lập hồ sơ công việc còn nhiều hạn chế. Hầu hết các cơ quan THADS không quan tâm thực hiện công tác lập hồ sơ công việc hoặc thực hiện không đầy đủ theo quy định của pháp luật.
Từ cơ sở pháp lý và cơ sở thực tiễn nêu trên, Tổng cục THADS đã ban hành Quy trình lập hồ sơ công việc trong nội bộ Hệ thống THADS gồm 03 chương, 10 điều quy định về trách nhiệm, trình tự lập hồ sơ và thủ tục, thu thập cập nhật văn bản, tài liệu, nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan và trách nhiệm tổ chức thực hiện. Cụ thể:
Chương I: Chương này nêu về những quy định chung, gồm 03 điều về các nội dung: Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng, Các nguyên tắc chung, Trách nhiệm trong việc lập và quản lý hồ sơ công việc.
Chương II: Chương này gồm 05 điều, quy định về các bước lập hồ sơ công việc, gồm: Trình tự, thủ tục lập và quản lý hồ sơ công việc; Thực hiện việc mở hồ sơ công việc; Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ; Kết thúc hồ sơ và Nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan.                           
Chương III: Chương này quy định về việc tổ chức thực hiện, gồm 02 điều: Khen thưởng và xử lý vi phạm; Trách nhiệm tổ chức thực hiện.
 
Quy trình này hướng dẫn về trình tự lập, quản lý hồ sơ công việc hành chính trong nội bộ Hệ thống Thi hành án dân sự (THADS), trừ các hồ sơ thi hành án đã được quy định tại Thông tư số 04/2023/TT-BTP ngày 14/8/2023 của Bộ Tư pháp về hướng dẫn thực hiện một số thủ tục về quản lý hành chính và biểu mẫu nghiệp vụ trong THADS.
Chánh Văn phòng Tổng cục có trách nhiệm giúp Tổng Cục trưởng quản lý, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện Quy trình này trong toàn Hệ thống THADS; tổng hợp, báo cáo Lãnh đạo Tổng cục những vấn đề vướng mắc phát sinh; đề xuất sửa đổi, bổ sung Quy trình cho phù hợp.
Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Tổng cục, Cục THADS; Chi cục trưởng Chi cục THADS cấp huyện có trách nhiệm phổ biến, tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ công việc tại đơn vị mình theo đúng quy trình và thời hạn quy định; đề xuất sửa đổi, bổ sung, điều chỉnh khi có khó khăn vướng mắc trong quá trình thực hiện.
Công chức, viên chức, người lao động trong cơ quan có trách nhiệm thực hiện nghiêm túc các nội dung của Quy trình này.
Trong quá trình thực hiện, trường hợp có khó khăn, vướng mắc phát sinh, các cơ quan, tổ chức, cá nhân cần kịp thời báo cáo, phản ánh về Tổng cục THADS (qua Văn phòng Tổng cục) để được hướng dẫn, giải quyết./.