Bảo hiểm xã hội (BHXH) là sự bảo đảm thay thế hoặc bù đắp một phần thu nhập của người tham gia BHXH khi họ bị giảm hoặc mất thu nhập do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, khi nghỉ hưu hoặc chết, trên cơ sở đóng vào quỹ BHXH hoặc do ngân sách nhà nước bảo đảm (theo khoản 1 Điều 3 Luật BHXH năm 2024)
Trong đó, "bảo hiểm” là phương thức bảo vệ trước những tổn thất tài chính. Đó là hình thức quản lý rủi ro, chủ yếu được sử dụng để bảo hiểm cho những rủi ro ngẫu nhiên hoặc tổn thất có thể xảy ra. Và “xã hội” là một nhóm những cá nhân liên quan đến tương tác xã hội một cách thường xuyên, hoặc một nhóm xã hội lớn có chung lãnh thổ không gian hoặc xã hội, thường chịu cùng thẩm quyền chính trị và các kỳ vọng văn hóa chi phối.
Như vậy, BHXH là một chính sách an sinh xã hội do Nhà nước tổ chức và được bảo đảm thực hiện bởi cơ quan BHXH Việt Nam theo quy định của pháp luật. Tại Tổng cục Thi hành án dân sự (THADS), công tác BHXH luôn được chú trọng để đảm bảo quyền lợi của công chức và luôn được đổi mới cách thức thực hiện để phù hợp với thời đại công nghệ thông tin.
Việc thực hiện BHXH theo phương thức truyền thống trước đây
Trước đây, khi thực hiện việc khai nộp BHXH, công chức phụ trách công tác BHXH tại Tổng cục THADS phải thực hiện theo phương pháp thủ công, có nghĩa là làm văn bản trên giấy, Thủ trưởng cơ quan ký, đóng dấu rồi phát hành qua đường bưu điện đến cơ quan BHXH, hoặc đến trực tiếp cơ quan BHXH quận Đống Đa để nộp hồ sơ hoặc để nhận kết quả của quá trình giao dịch. Quá trình này tương đối phức tạp, nó cũng gây ra những tốn kém về chi phí và thời gian.
Giới thiệu về phần mềm bảo hiểm điện tử iCare 2
Hiện tại, thay vì phải thực hiện bằng công văn giấy hoặc phải tới trực tiếp các cơ quan BHXH như trước đây, với việc sử dụng phần mềm BHXH điện tử iCare 2, công chức thực hiện công tác BHXH tại Tổng cục sẽ thực hiện khai báo ngay trên máy tính. Việc triển khai áp dụng phương thức khai BHXH điện tử sẽ giúp đơn giản thủ tục, góp phần tạo điều kiện thuận lợi nhất cho cơ quan khi giao dịch hồ sơ khai báo.
Là dịch vụ bảo hiểm xã hội điện tử do công ty bảo hiểm xã hội điện tử iCare cung cấp, phần mềm bảo hiểm điện tử iCare 2 cho phép doanh nghiệp và các đơn vị hành chính sự nghiệp thực hiện các thủ tục hồ sơ bảo hiểm đáp ứng chuẩn dữ liệu của BHXH Việt Nam trong giao dịch điện tử.
Các hình cơ bản và các yêu cầu cần thiết để chạy được phần mềm gồm có:
- Cấu hình Server
Hệ điều hành: Windows Server 2019
Database: MSSQL
02 CPU, 8 core tốc độ 2.4Ghz;
64 Gb RAM;
HDD 3x600 GB,10k;
Hỗ trợ RAID 0, 1, 5, 6, 10;
         2 Power;
         4 port 10/100/1000 Mbps
- Thiết bị mạng bảo mật
Firewall lớp 1: Fortinet 200E/300E
Loadbalancer: FAD - 200 F
Switch DMZ: Cisco 2960
Router Internet: Cisco ISR 4331
- Ngôn ngữ Phần mềm
Microsoft .NET Runtime 5.0
Các yêu cầu chức năng của phần mềm Quản lý nhân sự (phân hệ kết nối Bảo hiểm xã hội):
  Quản trị hệ thống
Thực hiện các thao tác liên quan đến vấn đề bảo mật, an toàn dữ liệu và theo dõi người dùng truy cập vào hệ thống.
Phần mềm có thể kiểm tra dữ liệu, lịch sử thao tác của các tài khoản trên Database, báo cáo log người dùng, log lịch sử thao tác của các tài khoản người dùng.
Đăng ký, phân quyền truy nhập, khai thác sử dụng hệ thống đối với mọi người dùng và đối với tất cả các chức năng của chương trình.
Phần mềm cần đáp ứng có tài khoản quản trị hệ thống có quyền tạo các user và quản lý hoạt động của các user theo từng chức năng, phân hệ trên phần mềm.
Có chức năng thực hiện đóng/mở các tài khoản quản trị.
- Thiết lập các thông số, tham số cần thiết để đảm bảo sự hoạt động đúng đắn và ổn định của hệ thống:
Phần mềm cần đáp ứng có thể chạy trên đa nền tảng, đáp ứng được các yêu cầu khi chạy trên window bản quyền.
Đơn vị cung cấp phần mềm cần đáp ứng các yêu cầu về chứng chỉ quản lý thông tin.
Phần mềm cung cấp thông tin về sử dụng các phương thức bảo mật kênh truyền thông tin.
Phần mềm đảm bảo ngôn ngữ phần mềm cần được xây dựng và kết nối với các ứng dụng web hiện đại.
- Xem được vết truy nhập hệ thống và thông tin.
Kiểm tra lịch sự truy cập hệ thống trên Database.
Phần mềm có thể ghi nhận lại toàn bộ các giao dịch liên quan đến hệ thống.
- Tự động sao lưu hệ thống toàn bộ:
Sao lưu và đồng bộ hồ sơ nhân viên kê khai BHXH, tự động cập nhật chi tiết quá trình xử lý hồ sơ BHXH và kết quả tờ khai.
Phần mềm có thể xem lại dữ liệu chi tiết trong các hồ sơ.
Quản lý danh mục chức năng
  + Quản lý danh mục:
Phần mềm cần đáp ứng quản lý đầy đủ các danh mục quản lý như danh mục địa bàn, danh mục chức danh, giới tính, phòng ban,...
+ Đồng bộ hóa, ánh xạ các mã danh mục đang sử dụng với các danh mục chuẩn từ BHXH: Phần mềm cần đáp ứng đồng bộ các thông tin cơ bản của Người tham gia BHXH: Mã số BHXH, ngày sinh, giới tính, địa chỉ. Tra cứu thông tin BHXH và đồng bộ gia đình, tra cứu giấy được cấp theo Thông tư số 56/TT-BYT ngày 29/12/2017 của Bộ Y tế theo mã số BHXH và thời gian, tra cứu giấy được cấp theo Thông tư số 56/TT-BYT ngày 29/12/2017 của Bộ Y tế theo mã số BHXH và số Serial. Đồng bộ các danh mục tra cứu theo danh mục chuẩn từ BHXH: Quốc gia, Tỉnh, Huyện, Xã, Thôn, Bệnh viện, Ngân hàng.
- Thiết lập kê khai BHXH
Phần mềm cần phải đáp ứng có khả năng thiết lập cho 1 đơn vị có nhiều loại mã đơn vị kê khai BHXH trên cùng nền tảng.
Các điều kiện kê khai cần phải được đáp ứng theo đúng tiêu chuẩn của BHXH Việt Nam.
- Quản lý hồ sơ nhân viên tham gia BHXH.
Phần mềm phải đáp ứng yêu cầu quản lý nhân viên, trạng thái tham gia BHXH theo phòng ban, tiêu chí, bộ điều kiện trong hồ sơ nhân sự.
Phần mềm cần đáp ứng các yêu cầu về cảnh báo trạng thái nhân viên thuộc diện tham gia BHXH để đảm bảo quyền lợi cho người lao động.
Phần mềm có thể cấp tài khoản cho nhân viên bệnh viện để theo dõi thông tin cá nhân.
Phần mềm cần có có chức năng để theo dõi, đính kèm quá trình tham gia của người lao động để có thể theo dõi và cập nhật bổ sung.
Phần mềm có thể tự động cập nhật liên tục diễn biến kê khai đóng BHXH trên phần mềm. Có chức năng đính kèm hoặc xem lại lịch sử quá trình tham gia BHXH của Người lao động và hỗ trợ cập nhật bổ sung.
- Quản lý Thông tin đăng ký BHXH
Phần mềm đảm bảo có thể tích hợp với tất cả nền tảng chữ ký số của nhà cung cấp trên thị trường.
Thông tin kê khai BHXH được cập nhật bằng phương thức điện tử.
- Tổng hợp biến động đóng BHXH và C12
Phần mềm căn cứ vào phát sinh điều chỉnh trên phần mềm có thể thực hiện tạm tính được số tiền đóng BHXH của từng cá nhân theo quy định của Luật hiện hành.
Đảm bảo các biến động được cập nhật đầy đủ theo từng tháng và có thể đối soát với C12 của BHXH.
- Kê khai BHXH
Phần mềm cần đáp ứng đầy đủ các hồ sơ điện tử, bán điện tử của Cơ quan BHXH. Yêu cầu cập nhật liên tục các quy định và đảm bảo phần mềm đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ.
- Tổng hợp biến động chi BHXH
Phần mềm căn cứ vào hồ sơ hưởng chế độ ốm đau, thai sản có thể tạm tính được các chế độ của người lao động theo số ngày và số tiền.
Có các cảnh báo về trạng thái tham gia nghỉ thai sản của người lao động khi đến hạn quay trở lại làm việc.
- Báo cáo thống kê
Phần mềm cần đảm bảo các báo cáo thống kê đầy đủ, chính xác về trạng thái tham gia BHXH của người lao động.
- Kết nối hệ thống BHXH
Phần mềm yêu cầu là một nhà cung cấp dịch vụ iVan trực tiếp với cổng BHXH.
Những thuận lợi trong việc thực hiện bảo hiểm xã hội trên phần mềm bảo hiểm điện tử iCare 2
* Thuận lợi khi đăng ký khai nộp

- Trước hết, có thể nhận thấy rõ lợi ích khi sử dụng BHXH điện tử là sự thuận tiện khi sử dụng phương thức khai báo điện tử khi thực hiện các thủ tục hành chính với cơ quan BHXH Việt Nam.
- Khi thực hiện việc khai BHXH điện tử trên phần mềm, chỉ cần điền thông tin theo mẫu có sẵn. Đồng thời, tự động kết xuất tờ khai theo đúng mẫu đã hiển thị sẵn.
- Khi khai BHXH theo cách này, cơ quan chuyên trách có thể dễ dàng quản lý. Hơn thế nữa là tra cứu lại tờ khai được dễ dàng, nhanh chóng và thuận tiện.
* Thuận tiện khi quản lý, lưu trữ hồ sơ BHXH

- Khi khai nộp BHXH qua mạng sẽ dễ dàng thuận tiện trong quản lý và lưu trữ hồ sơ, mang lại lợi ích dùng BHXH điện tử cho cơ quan. Tất cả các loại hồ sơ đã thực hiện đều được lưu trữ trên phần mềm của hệ thống.
- Khi muốn tìm kiếm, tra cứu lại thông tin, người dùng chỉ cần đăng nhập vào hệ thống. Tiếp đến là làm theo các trình tự đã được thiết lập.
- Với cách làm này, cơ quan quản lý bảo hiểm hay cá nhân tham gia BHXH sẽ dễ dàng quản lý hồ sơ. Từ đó, thuận tiện đối chiếu giấy tờ khi cần thiết và sẽ không phải mất thêm thời gian tìm lại hồ sơ hay lên cơ quan để xin lại.
- Bên cạnh đó, lợi ích dùng BHXH điện tử còn thể hiện qua việc thông qua hệ thống, cơ quan BHXH có thể nhanh chóng giải quyết các trường hợp, tình huống được nhanh gọn, tiến tới rút ngắn thời gian chờ đợi và trả kết quả.
* Nộp hồ sơ dễ dàng, tránh những phiền hà, tiêu cực
Việc thực hiện BHXH điện tử giúp cho việc nộp hồ sơ một cách thuận lợi, không phải đến trực tiếp các cơ quan BHXH, không phải chờ đợi và có thể thực hiện bất kỳ thời gian nào. Như vậy sẽ hạn chế giao dịch trực tiếp với cán bộ Bảo hiểm xã hội, giảm thiểu được nhiều phiền hà, tiêu cực trong quá trình kê khai.
* Công tác quản lý hồ sơ chặt chẽ, tiện lợi hơn
Phần mềm kê khai BHXH qua mạng sẽ giúp lưu lại tất cả hồ sơ đã kết xuất và nộp cho cơ quan BHXH nên sẽ không lo hồ sơ bị thất lạc, dễ dàng đối chiếu lại, dễ dàng khai thác, tìm kiếm. Điều này giúp cho cơ quan BHXH giải quyết hồ sơ một cách nhanh chóng, tiến tới việc rút ngắn thời gian trả kết quả.
* Phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội hỗ trợ về thủ tục giao dịch BHXH qua mạng 24/24
Để thuận tiện, linh hoạt cho người sử dụng phần mềm kê khai BHXH qua mạng, các kênh tư vấn giao dịch đã ra đời, tích cực góp phần giải đáp, hỗ trợ những vướng mắc của khách hàng trong thủ tục kê khai BHXH qua mọi phương tiện kỹ thuật số như: qua điện thoại, qua email nhằm giúp các đơn vị thực hiện giao dịch điện tử kê khai một cách thuận lợi, nhanh chóng.
Một số giải pháp để duy trì và nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác BHXH tại Tổng cục THADS
- Hạn chế tối đa việc phải thực hiện bảo hiểm xã hội bằng văn bản giấy.
- Công chức được phân công thực hiện công tác BHXH cần có sự phối hợp tốt với công ty cung cấp phần mềm bảo hiểm điện tử để được hướng dẫn, giải đáp kịp thời khi có vướng mắc.
- Công chức được phân công thực hiện công tác BHXH cần thường xuyên nâng cao trình độ công nghệ thông tin để đáp ứng với yêu cầu công việc được giao.
Nếu như trước đây công tác BHXH tại Tổng cục THADS được thực hiện bằng văn bản giấy gửi tới cơ quan BHXH, trong trường hợp cơ quan BHXH sơ suất không báo tăng, giảm nhân sự, mức đóng, trợ cấp ốm đau, trợ cấp thai sản,... sẽ không có căn cứ để đối chứng. Hiện tại khi có phần mềm bảo hiểm điện tử iCare 2, mỗi nội dung thực hiện đều được phần mềm lưu vết, do đó có cơ sở để đối chứng Tổng cục THADS đã báo tăng, giảm đúng quy định, tránh trường hợp để sót việc dẫn đến bị phạt tiền BHXH.