Việc triển khai Phần mềm quản lý văn bản, điều hành, sử dụng chữ ký số và tăng cường sử dụng văn bản điện tử là một trong những giải pháp quan trọng nhằm từng bước chuyển hoạt động chỉ đạo, điều hành từ phương thức làm việc trên giấy sang phương thức làm việc qua mạng với văn bản điện tử, qua đó từng bước nâng cao hiệu lực, hiệu quả của công tác chỉ đạo, điều hành của Tổng cục. Nhận thức sâu sắc và nghiêm túc yêu cầu nêu trên, căn cứ Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước, Quyết định số 1956/QĐ-BTP ngày 30/7/2013 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp Ban hành kế hoạch triển khai chữ ký số trong ngành Tư pháp và Quyết định số 2217/QĐ-BTP ngày 29/9/2014 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp Ban hành Quy chế quản lý, cập nhật, sử dụng, khai thác Hệ thống Quản lý văn bản, điều hành và Hồ sơ lưu trữ của Bộ Tư pháp, ngày 16 tháng 7 năm 2015, Tổng cục Thi hành án dân sự đã ban hành Công văn số 2346/TCTHADS-VP triển khai Phần mềm quản lý văn bản, điều hành, sử dụng chữ ký số và tăng cường sử dụng văn bản điện tử, qua đó, chủ động, tích cực triển khai một số nhiệm vụ nhiều nhiệm vụ quan trọng, cụ thể:
1. Triển khai, vận hành Phần mềm dùng chung Hệ thống quản lý văn bản, điều hành
Tổ chức quán triệt đầy đủ các quy định của Quy chế quản lý, cập nhật, sử dụng, khai thác Hệ thống Quản lý văn bản, điều hành và Hồ sơ lưu trữ của Bộ Tư pháp (ban hành kèm theo Quyết định số 2217/QĐ-BTP ngày 29/9/2014 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp) đến toàn thể công chức, người lao động của cơ quan, trong đó đặc biệt nhấn mạnh trách nhiệm của Lãnh đạo, công chức chuyên môn và công chức làm công tác văn thư trong việc tham gia Hệ thống quản lý. Phối hợp với Cục Công nghệ thông tin tổ chức lớp tập huấn sử dụng chữ ký số, sử dụng phần mềm Quản lý văn bản, điều hành.
Quán triệt việc tổ chức thực hiện nghiêm túc các quy định sử dụng phần mềm Quản lý văn bản, điều hành tại cơ quan. Thủ trưởng các cơ quan trực thuộc Tổng cục phải theo dõi toàn bộ thông tin các văn bản đi/đến của cơ quan trên Phần mềm Quản lý văn bản, điều hành; Xử lý và phân công xử lý văn bản thuộc thẩm quyền theo đúng tiến độ; Giám sát, theo dõi và đôn đốc tiến độ xử lý văn bản trên Phần mềm và chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Tổng cục về việc quản lý và điều hành công việc của cơ quan mình trên Phần mềm. Công chức chuyên môn có trách nhiệm sử dụng các tính năng của Phần mềm Quản lý văn bản, điều hành để xử lý và phối hợp xử lý đối với những văn bản được giao. Công chức làm công tác văn thư tham mưu, giúp Thủ trưởng cơ quan triển khai nghiêm túc các quy định, đồng thời tuân thủ chặt chẽ quy trình xử lý văn bản theo Quy chế.
2. Triển khai chữ ký số và tăng cường sử dụng văn bản điện tử
Tổ chức rà soát, đề nghị cấp mới, khôi phục mật khẩu và thu hồi chữ ký số đối với công chức lãnh đạo của cơ quan mình theo hướng dẫn tại Công văn số 108/CNTT-TTKT&CGCN ngày 05 tháng 3 năm 2015 của Cục Công nghệ thông tin. Đồng thời, có biện pháp quyết liệt chỉ đạo công chức, người lao động của cơ quan sử dụng văn bản điện tử; nghiên cứu, rà soát việc tăng cường sử dụng, trao đổi văn bản điện tử trong hoạt động nội bộ và giữa các cơ quan với nhau, hạn chế tối đa việc sử dụng văn bản giấy.
Quán triệt công chức, người lao động các cơ quan trực thuộc Tổng cục thực hiện nghiêm các quy định của Bộ, Tổng cục trong việc sử dụng văn bản điện tử trong công việc; thường xuyên sử dụng hộp thư điện tử với địa chỉ tên miền moj.gov.vn được cấp phát để trao đổi văn bản điện tử trong công việc; thay đổi lề lối, thói quen làm việc, hướng tới môi trường làm việc điện tử, hiện đại, hiệu quả; chủ động đề xuất các sáng kiến nhằm tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin nâng cao năng suất lao động, hiệu quả làm việc.
Để triển khai hiệu quả các nhiệm vụ nêu trên, Văn phòng Tổng cục được giao nhiệm vụ chủ trì, phối hợp với các cơ quan trực thuộc Tổng cục tham mưu giúp Tổng Cục trưởng: (1) Tổ chức lớp tập huấn sử dụng chữ ký số, tập huấn sử dụng phần mềm Quản lý văn bản, điều hành đối với toàn thể lãnh đạo, công chức, người lao động, (2) Ban hành hướng dẫn thống nhất việc triển khai, sử dụng chữ ký số cho các văn bản điện tử đi, (3) Ban hành hướng dẫn thống nhất việc triển khai, sử dụng phần mềm Quản lý văn bản, điều hành, (4) Ban hành Danh mục các văn bản thông tin chính thức bằng hình thức văn bản điện tử./.